Ačkoli formulář na první pohled vypadá o něco složitěji, řada údajů zůstává pro daný časopis stejná a můžete si je nastavit jako šablonu. Za užitečné považujeme doplnit několik drobných pokynů:
a) Data nyní vkládejte standardním písmem (v žádném poli neužívejte všechna písmena velká), a včetně speciálních znaků a diakritických znamének; systém sám veškerou diakritiku pro stránku CEJSH filtruje. Kvůli citování prací vám doporučujeme vkládat do databáze i název článku v původním jazyce (pole „Originál title“).
b) Kromě všech údajů zadávaných povinně (označených červenou hvězdičkou), nezapomínejte prosím, zvláště mají-li být data podle uzavřených dohod zveřejněna také v CEJSH, na tyto další údaje:
1) klíčová slova (stačí i jedno, ve formuláři dole „Uncontrolled Keywords“).
2) obor (z rozvinovaní nabídky „Subjects“, rovněž ke konci formuláře.)
3) Máte-li, příslušný souhlas autora, uvádějte prosím také adresu, a případně i e-mail pracoviště alespoň jednoho (hlavního) autora („Affiliation“ v tabulce „Creators“). Pokud tato položka nebude vyplněna, v CEJSH bude vedle odkazu na příslušné stránky Digitální knihovny AV ČR, v.v.i., uvedena adresa Vaší redakce.
4) jazyk článku (poté co nahrajete plný text článku, rozvinovací nabídka „Language“)
c) Nastavení přístupu k plným textům – v okamžiku, kdy vložíte plný text článku, objeví se rozvinovací nabídky s jejichž pomocí nastavíte přístupová práva. Nabídka „Visible to“ má následující význam:
1) „Administrators only“ – text článku nebude vůbec přístupný veřejnosti
2) „Authorized users only“ – tato volba znamená, že text bude zpřístupněn pouze těm uživatelům, které k tomu v budoucnu autorizujete (v současnosti má tato volba stejný význam jako „Administrators only“)
3) „Anyone“ – plný text článku bude dostupný komukoliv
Pokud si přejete, aby články byly zpřístupněny po uplynutí určité doby, můžete nastavit následující:
- Visible to = Authorized users only (nebo Administrators)
- Embargo expiry date = datum (kdy vyprší embargo)