ASEP - Automatizovaný systém evidence publikací

ASEP představuje systém sběru, zpracování, uchovávání a šíření informací o publikacích a jiných informačních výstupech základního výzkumu v Akademii věd ČR. Databáze evidence publikační činnosti AV ČR je vytvářena v informačním systému ARL (Advanced Rapid Library) a obsahuje bibliografické záznamy o výsledcích vědeckého výzkumu v ústavech AV ČR za období 1985-2007, v úplnosti od roku 1993. Systém evidence je dán směrnicí Akademické rady č. 11 ze dne 17. 10. 1994 "Tvorba a využívání celoakademické databáze ASEP" (viz příloha P3).

V letech 1993-2002 byla data ukládána do systému CDS/ISIS, data byla zpracovávána dávkově, nebyl k dispozici on-line katalog. V roce 2003 byla data převedena do systému ARL, záznamy jsou vytvářeny on-line prostřednictvím webových formulářů a je možné je ihned po uložení vyhledat v on-line katalogu - URL:

http://www.library.sk/i2/i2.entry.cls?ictx=cav&logout=1&language=2&skin=1&show_lim=1

RIV - Registr informací o výsledcích státem podporovaného výzkumu a vývoje.

RIV je jednou z částí (datovou oblastí) informačního systému výzkumu a vývoje (IS VaV) vytvářeného Radou pro výzkum a vývoj při vládě ČR, ve které jsou shromažďovány informace o výsledcích projektů výzkumu a vývoje a výzkumných záměrů podporovaných z veřejných prostředků podle zákona 130/2002 Sb. o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o podpoře výzkumu a vývoje). URL:

Obsah RIV, postup při předání, zařazení, zpracování a poskytování údajů je stanoven citovaným zákonem, nařízením vlády č.267/2002 Sb. o informačním systému výzkumu a vývoje, zvláštními právními předpisy a provozním řádem IS VaV (viz URL: http://www.vyzkum.cz/) . 
URL:
http://www.vyzkum.cz/storage/att/BB743D4E2B61E95FA36D7DADD47BE704/NV_267_2002.pdf

Celoakademická databáze ASEP je zdrojem informací pro RIV, sama má však širší rozsah vzhledem k vnitřním potřebám AV ČR. V důsledku každoročních změn v pokynech pro předávání dat do RIV je struktura záznamů v databázi pozměňována, je nutno zejména přidat některá nová pole a definovat jejich obsah, případně zařadit nové typy dokumentů.

Definice pojmů, používaných v tomto manuálu, jsou uvedeny v příloze P1.

Z hlediska obsahu rozlišujeme pro účely databáze ASEP tři kategorie publikací:

       publikace, jejichž hlášení je povinné;

       publikace, jejichž hlášení je přípustné;

       publikace, jejichž hlášení je vyloučené

Povinné je hlásit do ASEP všechny výsledky, které podléhají povinnosti hlášení do RIV a další původní vědecké práce pracovníků ústavu, které byly zveřejněny v tištěné nebo elektronické formě a vznikly v rámci pracovního poměru na tomto ústavu.

Přípustné je hlásit do ASEP přehledové práce (tzv. Reviews), popularizační a informační články, beletrii, literaturu faktu, práce vypracované na jiných pracovištích (např. v rámci stáže a pod.), souhrny nebo abstrakta přednášek publikované v konferenčních sbornících, disertace (A, D, I, N). Záznamy o těchto pracích slouží k vytváření přehledů o celkových aktivitách AV ČR, avšak nepředávají se do RIV.

Vyloučené z hlášení do ASEP jsou práce dosud nezveřejněné (kromě typu W) a to i v případě, že spadají do předchozích kategorií (např. práce v tisku) a práce, které se tematicky nevztahují k činnosti daného ústavu.

Povinnost ohlášení práce má první autor z AV ČR uvedený ve zveřejněné publikaci.