ASEP - Automatizovaný systém evidence publikací

Vstup do databáze

ASEP je databáze publikací zaměstnanců AV ČR.

Obsahuje bibliografické záznamy o výsledcích vědeckého výzkumu v ústavech AV ČR od roku 1985, v úplnosti od roku 1993.

ASEP je umístěn na serveru firmy Cosmotron, která ji spolu s Knihovnu AV ČR (KNAV) pro Akademii věd též spravuje. Je vytvářen v informačním systému ARL (Advanced Rapid Library).

Více informací

Jak se záznamy dostávají do ASEPu

Záznamy o dílech zaměstnanců ÚFA tvoří knihovna na základě podkladů, které jí dodávají samotní autoři. Knihovna záznamy pořizuje během celého roku, jakmile je jí nová práce nahlášena.

Do ASEPu je možno ukládat záznamy jakýchkoli příspěvků publikovaných ve formě tištěné či elektronické – viz Typy publikací. ASEP obsahuje i záznamy o vysokoškolských kvalifikačních pracích a o aplikovaných výstupech, jako jsou patenty, prototypy, funkční vzorky, mapy, certifikované metodiky, software a technologie. Do ASEPU se hlásí i nepublikované výsledky, jako je např. uspořádání konference.

Údaje z databáze ASEP se jednou za rok předávají přes poskytovatele finančních prostředků do vládní hodnotící databáze RIV. V RIV mají jednotlivé typy výsledků trochu jiné (přísnější) definice. Některé publikace, které nesplňují přísné podmínky RIV, tam odcházejí jako typ výsledku "Ostatní" a nejsou v RIV bodovány.

Typy výsledků (s definicemi) dle RIV

Podklady pro knihovnu

Nejdůležitějším podkladem, který je třeba knihovně dodat, je plný text publikace nebo odkaz na něj. Tento zdroj také ve většině případů postačuje pro pořízení záznamu.

Knihovně je tedy třeba poslat následující podklady.

U publikací v angličtině:

  • elektronickou kopii práce či odkaz na její plný text
  • pokud není v práci uveden grant, pak číslo grantu, na který se má navázat
  • u práce ve sborníku také elektronický odkaz na sborník
  • u práce z konference také informaci, zda šlo o přednášku, zvanou přednášku či pouze vystoupení u posteru

U publikací v češtině:

  • elektronickou kopii práce či odkaz na její plný text
  • pokud není v práci uveden grant, pak číslo grantu, na který se má navázat
  • u práce ve sborníku také elektronický odkaz na sborník
  • u práce z konference také informaci, zda šlo o přednášku, zvanou přednášku či pouze vystoupení u posteru
  • překlad názvu do angličtiny 
  • anotaci v češtině (není-li v publikaci abstrakt do 2000 znaků) a v angličtině (do 2000 znaků) - prosím poslat v příloze (Word)
  • klíčová slova v angličtině, pokud nejsou v článku uvedena či pokud nejde o výsledek typu abstrakt (krátká informace z konference)

Svou zásilku pro knihovnu prosím označte v předmětu zprávy slovem ASEP. 

Kdy práci hlásit

Práci je dobré hned, jakmile vyjde. Pokud vyjde jako první online, její záznam bude pořízen již ve fázi, kdy je online zpřístupněná a má své DOI. V druhé fázi, kdy publikace vyjde tištěně, je však třeba záznam příslušně upravit. Ideální je tedy, když autor ohlídá také tištěné vydání a pošle o něm knihovně informaci.

Komu práci hlásit

Pokud máte v práci uvedeno více afiliací, hlašte výsledek všem těmto institucím. V případě ÚFA jsou to adresy smitkova@ufa.cas.cz a fia@ufa.cas.cz.

Garant výsledku

Pro RIV musí mít každý výsledek jednoznačně určeného „garanta“. Dle definice to je jeden z autorů, který odpovídá za to, že všechny instituce předají do RIV shodné údaje o tomtéž výsledku – jedná se především o shodu ohledně typu výsledku, ohledně jeho způsobu zveřejnění a osoby jeho garanta. 

V systému ARL je garant implicitně nastaven tak, že je jím vždy 1. autor z AV ČR.