První krůček ve stopách severských zemí
Národní technická knihovna (NTK) byla v průběhu let 2012 a 2013 řešitelem projektu Efektivní informační služby pro veřejnost a státní správu EFI (reg. č. CZ.1.04/4.1.00/59.00019). Jedním z výstupů projektu je i pilotní realizace Registru akvizice EIZ, nástroje pro koordinovanou akvizici elektronických informačních zdrojů pro výzkum v České republice. Pilotní realizace je jedním z nástrojů ověření platnosti analýz zpracovaných v projektu a to zejména podkladů pro dokument Návrh implementace jednotného systému pro nákup EIZ, dostupného v repozitáři Národní technické knihovny.
V uvedené analýze byl jako významný referenční projekt vytipován finský systém nákupu elektronických informačních zdrojů prostřednictvím centrální národní agentury FinELib. Tato agentura využívá pro svou práci dva nástroje/portály – Nelli a Halti. Portál Nelli slouží uživatelům k přístupu k informacím o pořízených e-zdrojích i k přístupu k e-zdrojům samotným. Systém Halti je systém určený ke správě pořízených e-zdrojů, statistik, reportů apod. Oba systémy byly vytvořeny na míru agentury FinElib, jejich architektura přesně reflektuje potřeby knihoven i uživatelů EIZ.
NTK se při vývoji ověřovací pilotní realizace Registru akvizice elektronických informačních zdrojů, inspirovala oběma těmito systémy. Akcentována je však výrazně akce akviziční problematiky a správy provozu EIZ v jednotlivých knihovnách.
Od myšlenky k realizaci
Idea Registru akvizice elektronických informačních zdrojů padla již při přípravě projektu, jako součást reflexe zkušeností Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy ČR, realizátora dotačních programů nákupu EIZ pro VaVaI v ČR. V dalších měsících projektové realizace probíhal v NTK vývoj testovací aplikace. Tento vývoj dosud nebyl ukončen, bude pokračovat i v dalších letech. Stále významněji k němu přispívají akvizitéři knihoven, kteří se podílejí na projektech nákupu EIZ v jednotlivých institucích, aktuálně zejména příjemci podpory v programu LR „Informace – základ výzkumu“ MŠMT.
NTK dosud uspořádala k RA EIZ dva workshopy. Připomínky a návrhy na optimalizaci přicházejí i průběžně. NTK vítá tuto otevřenou komunikaci, pro kterou je k dispozici e-mail raeiz@techlib.cz. Jako evidence všech námětů, jakož i stav jejich zpracování, je pro zájemce dostupný soubor na Google Drive. Významné otestování proběhne na základě dat příjemců podpory již zmíněného programu LR, hlavní objem dat by se měl v ideálním případě v systému objevit na začátku roku 2014, kdy příjemci vloží záznamy o pořízených licencích k EIZ pro jednotlivé knihovny.
Funkce RA EIZ
RA EIZ je systém s online přístupem, s možností vkládání dat přímo v rozhraní systému. Design systému vychází z grafického manuálu NTK. Systém – mimo vkládaných dat – pracuje s třemi databázemi, jejichž kombinace umožňuje operativnější práci s RA EIZ. Je to Adresář knihoven a informačních institucí budovaný Národní knihovnou ČR, Centrální evidence projektů (CEP) přístupná na portálu Rady pro výzkum, vývoj a inovace a znalostní databáze SFX, vytvářená společností ExLibris. Tato databáze obsahuje více než čtyři miliony záznamů EIZ, knih, časopisů i jejich kolekcí. Významným bonusem jejího využití je možnost zadání EIZ nikoli po jednotlivých titulech, ale i v rámci kolekcí. Např. Freedom Collection nakladatelství Elsevier obsahuje téměř kompletní nabídku e-časopisů tohoto významného nakladatele, díky možnosti využití funkce „vložit kolekci“, vloží tuto rozsáhlou několikatisícovou sbírku akvizitér do RA EIZ najednou.
Institucím, projektům nebo časopisům, které nemají ve výše zmíněných databázích záznam, lze přímo v RA EIZ vytvořit záznam nový.
Jednotlivé funkční moduly systému jsou přístupné formou záložek a drobečkové navigace již z první obrazovky (http://raeiz.techlib.cz).
Modul Pořízené e-zdroje umožňuje vyhledávání ve zdrojích, které některá knihovna v ČR již nakoupila a tuto akvizici zanesla do RA EIZ. Vyhledávání je prováděno na úrovni jednotlivých zdrojů. Lze tak činit fulltextově nebo pomocí rozšířeného vyhledávání, např. ISSN, ISBN, kolekce nakladatelství, ve kterém je zdroj vydáván.
Nejdůležitější funkcí modulu Licenční smlouvy je vkládání nových údajů o pořízených zdrojích. Nejprve jsou do systému vloženy údaje o licenční smlouvě (její platnost, s kým je podepsána, jakého produktu se týká, kolik bylo za zdroje zaplaceno atd.). Následně jsou ke smlouvě přidány další informace – seznam knihoven, které jsou s licencí spjaty, seznam nakoupených zdrojů, informace o případné dotaci a libovolně mohou uživatelé vkládat dokumenty vázané ke smlouvě. v takto zadaných licenčních smlouvách je potom možné vyhledávat podle různých kritérií. Část údajů je dostupná pouze pro knihovnu, která záznam vytvořila (např. cena).
Modul Požadavek e-zdroj má potenciál pro využití v případě centrálního nákupu EIZ. Zde knihovny mohou zaregistrovat zájem o nákup konkrétního zdroje či kolekce, přičemž dále budou tyto požadavky spravovány centrální autoritou (nyní není stanovena, požadavky bude registrovat NTK). Registr má i ekvivalent této funkce pro veřejnost (Zájem o e-zdroj).
Modul Knihovny je v první řadě naplněn základními údaji přebíranými z Adresáře knihoven a informačních institucí spravovaného Národní knihovnou ČR. V prostředí RA EIZ jsou tyto údaje doplněny o další informace – např. jméno osoby zodpovědné v dané instituci za akvizici či údaje o FTE.
Modul Využívání e-zdrojů je určen pro práci se statistikami. Lze sem importovat soubory ve formátu CSV, jejichž obsah odpovídá release 3 a 4 formátu Counter. Z nahraných statistik je možné vytvářet výstupy odpovídající např. jednotlivým knihovnám, licencím či určitým měsícům. Během vývoje RA EIZ se NTK velmi detailně seznámila s problematikou statistik, jejichž automatizovanému zpracování často brání nedodržování datových standardů statistických výstupů ze strany poskytovatelů EIZ.
Modul Přehled e-zdrojů, dostupný pouze pro registrované knihovny, slouží k vyhledávání v celé znalostní bázi SFX, za účelem vložení záznamu k licenční smlouvě.
Uživatelské role
Uživatelem RA EIZ se může stát každý (volný přístup v internetu), nicméně pro vkládání dat a jejich editaci je nutné již mít přidělenou roli, která k takovým aktivitám opravňuje. Také zpřístupnění některých údajů je vyhrazeno pouze některým rolím (např. cena a statistiky).
Základní rolí systému je uživatel v roli Knihovna-editor. Držitel této role vkládá do registru údaje za svou instituci. Tyto údaje jsou ukládány a RA EIZ s nimi dále pracuje.
Role Knihovna-uživatel bez práva zápisu je určena osobám z té instituce, která má v RA EIZ vložen záznam smlouvy. Uživatel s touto rolí nemá oprávnění editovat žádné údaje smlouvy, ale může prohlížet všechny podrobnosti, ke kterým nemají přístup uživatelé z jiných knihoven a ani veřejnost.
V roli Supervizor vstupují do systému uživatelé z těch dozorčích orgánů, které jsou zodpovědné za financování elektronických zdrojů (pro účastníky programu LR např. MŠMT). Tento uživatel je oprávněn prohlížet statistiky a záznamy licenčních smluv.
Správce dat je osoba zodpovědná za správné používání RA EIZ, poskytuje podporu uživatelům, spravuje FAQ, pomáhá řešit veškeré problémy. Má přístup ke všem funkcím a datům v registru, ale je zavázána mlčenlivostí.
Správce aplikace je IT podpora systému, která řeší technické problémy.
Podpora RA EIZ v NTK
V aplikaci jsou uvedeny kontakty na správce dat (e-mail raeiz@techlib.cz, tel. 232 002 517). Správce dat může uživateli pomoci se všemi problémy s používáním registru, které se mohou vyskytnout.
V FAQ, které je k nalezení jako poslední záložka na hlavní liště, jsou zpracovány dosud položené dotazy a uvedeny základní informace o RA EIZ.
K RA EIZ je zpracován e-learningový kurz veřejně dostupný v rozhraní Moodle. Kurz obsahuje krátké lekce, které jsou zakončeny testem. Výsledky testů jsou určeny pouze pro potřebu uživatelů a nejsou nijak evidovány.
Návodná videa z e-learnigového kurzu jsou dostupná také na Youtube. Pro větší přehlednost jsou seřazena v kategoriích podle jednotlivých rolí.
Na e-mailu raeiz@techlib.cz uvítáme jakékoli podněty na vylepšení FAQ či samotného registru.
Stejně jako v roce 2013 plánuje NTK i v roce 2014 workshopy pro knihovníky a další zájemce o správu EIZ v RA EIZ. NTK také nabízí individuální konzultace v knihovnách nebo v NTK.
Loading ...
