ASEP - Automatizovaný systém evidence publikací
ASEP je databáze publikací zaměstnanců AV ČR.
Obsahuje bibliografické záznamy o výsledcích vědeckého výzkumu v ústavech AV ČR od roku 1985, v úplnosti od roku 1993.
ASEP je umístěn na serveru firmy Cosmotron, která ji spolu s Knihovnu AV ČR (KNAV) pro Akademii věd též spravuje. Je vytvářen v informačním systému ARL (Advanced Rapid Library).
Jak se záznamy dostávají do ASEPu
Záznamy o dílech zaměstnanců ÚFA tvoří knihovna na základě podkladů, které jí dodávají samotní autoři. Knihovna záznamy pořizuje během celého roku, jakmile je jí nová práce nahlášena.
Do ASEPu je možno ukládat záznamy jakýchkoli příspěvků publikovaných ve formě tištěné či elektronické – viz Typy publikací. ASEP obsahuje i záznamy o vysokoškolských kvalifikačních pracích a o aplikovaných výstupech, jako jsou patenty, prototypy, funkční vzorky, mapy, certifikované metodiky, software a technologie. Do ASEPU se hlásí i nepublikované výsledky, jako je např. uspořádání konference.
Údaje z databáze ASEP se jednou za rok předávají přes poskytovatele finančních prostředků do vládní hodnotící databáze RIV. V RIV mají jednotlivé typy výsledků trochu jiné (přísnější) definice. Některé publikace, které nesplňují přísné podmínky RIV, tam odcházejí jako typ výsledku "Ostatní" a nejsou v RIV bodovány.
Typy výsledků (s definicemi) dle RIV
Podklady pro knihovnu
Nejdůležitějším podkladem, který je třeba knihovně dodat, je plný text publikace nebo odkaz na něj. Tento zdroj také ve většině případů postačuje pro pořízení záznamu.
Knihovně je tedy třeba poslat následující podklady.
U publikací v angličtině:
- základní zdroj – odkaz na PLNÝ TEXT VYDANÉ PRÁCE či přímo její tištěnou nebo elektronickou kopii
- anotaci v angličtině (do 2000 znaků), pokud v práci není uvedena
- u práce ve sborníku i kopii obálky, pokud není dohledatelná na Internetu
- klíčová slova v angličtině, pokud nejsou v článku uvedena a pokud nejde o výsledek typu abstrakt (krátká informace z konference)
- u práce z konference také informaci, zda šlo o přednášku, zvanou přednášku či pouze vystoupení u posteru
- pokud není v práci uveden grant, pak můžete uvést číslo grantu, na který se má navázat
U publikací v češtině:
- základní zdroj – odkaz na PLNÝ TEXT VYDANÉ PRÁCE či přímo její tištěnou nebo elektronickou kopii
- název publikace v angličtině, pokud v práci není - prosíme, pošlete ji ve formátu Word
- anotaci v češtině (do 2000 znaků), pokud v práci není
- anotaci v angličtině, pokud v práci není - prosíme, pošlete ji ve formátu Word
- u práce ve sborníku i kopii obálky, pokud není dohledatelná na Internetu
- klíčová slova v angličtině, pokud nejsou v článku uvedena a pokud nejde o výsledek typu abstrakt (krátká informace z konference)
- u práce z konference také informaci, zda šlo o přednášku, zvanou přednášku či pouze vystoupení u posteru
- pokud není v práci uveden grant, pak můžete uvést číslo grantu, na který se má navázat
Svou zásilku pro knihovnu prosím označte v předmětu zprávy slovem ASEP.
Kdy práci hlásit
Práci je dobré hned, jakmile vyjde. Pokud vyjde jako první online, její záznam bude pořízen již ve fázi, kdy je online zpřístupněná a má své DOI. V druhé fázi, kdy publikace vyjde tištěně, je však třeba záznam příslušně upravit. Ideální je tedy, když autor ohlídá také tištěné vydání a pošle o něm knihovně informaci.
Komu práci hlásit
Pokud máte v práci uvedeno více afiliací, hlašte výsledek všem těmto institucím. V případě ÚFA je to adresa fia@ufa.cas.cz.
Garant výsledku
Pro RIV musí mít každý výsledek jednoznačně určeného „garanta“. Dle definice to je jeden z autorů, který odpovídá za to, že všechny instituce předají do RIV shodné údaje o tomtéž výsledku – jedná se především o shodu ohledně typu výsledku, ohledně jeho způsobu zveřejnění a osoby jeho garanta.
V systému ARL je garant implicitně nastaven tak, že je jím vždy 1. autor z AV ČR.
Kód oboru pro RIV
Do ASEP se u každého výsledku zaznamenává také obor, pod který spadá. Vybíráme jej se ze seznamu oborů pro RIV. Většinou je možno zařadit výsledek do oboru podle grantu, který je na publikaci uveden (granty mají vědní obory přiděleny).