Oddělení institucionálních fondů od roku 1952

Archiv AV ČR je kontrolním článkem státní správy v zajišťování jednotné spisové a skartační služby vůči celé AV ČR. Oddělení zajišťuje provádění předarchivní péče a dohled nad spisovou službou na všech pracovištích Akademie věd ČR a v odborech Kanceláře AV ČR (KAV). Oddělení dohlíží nad spisovou službou také u společností koordinovaných Radou vědeckých společností ČR, kterým nabízí odbornou pomoc při správě písemností, archivaci, odborném zpracování a zpřístupnění jejich fondů badatelům. Oddělení vede evidenci Národního archivního dědictví, do níž vedle archivních souborů trvale uložených v archivu začleňuje také archivní fondy a sbírky uložené na pracovištích AV ČR. Oddělení se zajímá o aktuální stav archivní legislativy a vývoj v oblasti elektronizace spisové služby a digitalizace. Oddělení pečuje o přibližně 300 fondů a sbírek (cca 3 km archiválií), které vznikly především činností ústavů a orgánů ČSAV (1952–1992), resp. AV ČR (od 1993). Podrobně viz zde. Součástí činnosti oddělení je péče o rozsáhlou a obsahově ojedinělou sbírku fotografického materiálu představující nenahraditelnou dokumentaci k dějinám vědy a kultury, která zahrnuje černobílé a barevné pozitivy, negativy, skleněné negativy, skleněné diapozitivy, zčásti kolorované a digitální fotografie. Veškeré svěřené archiválie jsou postupně zpracovávány a zpřístupňovány (inventáře a archivní pomůcky). Archiváři vytvářejí a aktualizují také nadfondové pomůcky, např. databázi základních údajů o pracovištích AV ČR (reorganizační změny, funkcionáři, členové vedoucích a poradních orgánů AV ČR od roku 1993) nebo databáze Sbírky základních dokumentů ČSAV a AV ČR. Pracovníci oddělení participují na akvizicích a podílí se na vědecké, publikační a popularizační činnosti ústavu. V rámci oddělení je řešen projekt GA ČR Vědci uprostřed „velké politiky“. Pařížská mírová jednání r. 1919 ve svědectví jejich účastníků, českých a polských expertů.