Interní normy
Vzorový spisový a skartační řád pracovišť AV ČR - interní normy, částka 1/2012
Vzorový spisový a skartační řád pracovišť AV ČR - interní normy, částka 7/2006
Manuál elektronické spisové služby
Uživatelský manuál pro aplikaci elektronické spisové služby
Základní pojmy z oblasti archivnictví a spisové služby
Příjem zásilek a jejich třídění
- Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném
-
Doručeným dokumentem se rozumí:
- dokument řádně přijatý podatelnou
- dokument přijatý mimo podatelnu
- dokument vzniklý z podání učiněného ústně
- dokumentem se rozumí rovněž e-mailová pošta
Podatelna zásilky vytřídí na:
-
ty, které se předávají neotevřené:
- dokumenty adresované řediteli pracoviště (ředitel je poté povinen zajistit jejich zapsání do podacího deníku)
- soukromé zásilky, které jsou adresovány přímo pracovníkům – pokud však pracovník zjistí, že tato zásilka je úřední povahy odevzdá ji neprodleně k zaprotokolování v podacím deníku
- služební dokumenty, které podatelna otevře a eviduje
- dokumenty, které nepodléhají evidenci v podacím deníku (časopisy, tiskopisy, letáčky, katalogy apod.)
- materiál, který na pracovišti podléhá zvláštnímu způsobu zpracování (účetní dokumenty, publikace apod.)
Podací razítko
Dokument se v den doručení opatří podacím razítkem a poté se vydá k vyřízení.
Podací razítko vždy obsahuje:
- název pracoviště
- datum doručení (je-li to třeba rovněž čas doručení)
- číslo jednací
- počet listů
- počet listů nebo svazků příloh, u dokumentů v elektronické podobě velikost v jednotkách bytů
Evidence a označování dokumentů
Doručené i odeslané dokumenty se evidují v jednom podacím deníku. Do podacího deníku se zapisují rovněž důležité dokumenty vzešlé z vnitřního písemného styku v rámci pracoviště. Odpověď na doručený dokument se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím
O dokumentu se v podacím deníku vedou tyto údaje:
- pořadové číslo, pod nímž je v deníku evidován
- datum doručení nebo vzniku dokumentu
- určení odesílatele - pokud vznikl z činnosti pracoviště zaeviduje se jako „Vlastní“
- číslo jednací odesílatele
- počet listů dokumentu a počet listů příloh
- stručný obsah dokumentu
- poznámka o tom, kdo dokument vyřizuje
- způsob vyřízení
- u odesílaných dokumentů den odeslání, počet listů dokumentu a počet listů příloh
- spisový znak, skartační znak a skartační lhůta
- záznam o vyřazení ve skartačním řízení
Vyřizování dokumentů
Dokument lze vyřídit:
- telefonicky nebo ústně
- u spěšných záležitostí faxem nebo e-mailem
- dopisem (běžné záležitosti)
- dokument může být také pouze vzat na vědomí
Vždy však musí být o způsobu vyřízení učiněn záznam přímo na dokumentu. Současně je vše zaznamenáno v podacím deníku.
Tvorba spisu
Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku. K vyřízenému dokumentu se připojí písemné vyhotovení vyřízení dokumentu nebo jeho kopie označená datem předání k odeslání.
Používání razítek
Pracoviště vede evidenci razítek, která obsahuje:
- otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen a funkce pracovníka, který razítko převzal a užívá
- datum převzetí, datum vrácení a podpis přebírajícího pracovníka
- datum vyřazení razítka z evidence
Vyřazení razítka z evidence
V případě:
- pozbytí jeho platnosti
- jeho ztráty
- jeho opotřebování
Odesílání dokumentů
Každý odesílaný úřední dokument musí obsahovat:
- datum podpisu dokumentu
- číslo jednací
- název a adresa toho, komu se dokument odesílá
- vyjádření obsahu dokumentu v rubrice „Věc“
- podpis a předtištěné jméno a funkci podepisujícího pracovníka
- jméno pracovníka, který agendu vyřizuje
- počet listů dokumentu
- počet listů příloh nebo počet svazků příloh
Ukládání dokumentů
Menší pracoviště:
Na menších pracovištích se vyřízené dokumenty ukládají v příručních registraturách, kterou spravuje sekretářka ředitele nebo jiná pověřená osoba. Soustřeďují se zde dokumenty z celého pracoviště.
Větší pracoviště:
Po dobu provozně nutnou se dokumenty ukládají v příručních registraturách organizačních útvarů. Poté až do uplynutí skartačních lhůt ve spisovně.
Spisovna
Při ukládání pracovník pověřený vedením spisovny přezkoumá, zda je ukládaný dokument úplný a uloží jej podle spisového plánu pracoviště. O uložených dokumentech vede evidenci – nejlépe v archivní knize.
Vyřazování (skartace) dokumentů
Skartací dokumentů se rozumí formalizované vyřazování dokumentů ze spisovny, tj. posuzování a výběr dokumentů nadále nepotřebných pro běžný provoz pracoviště, k němuž dochází ve skartačním řízení. Při něm se posuzuje dokumentární hodnota dokumentů. Podklady pro skartační řízení připravuje vždy příslušné pracoviště podle skartačního rejstříku.
Hlavním účelem skartačního řízení je výběr a další zachování (archivace) dokumentů důležitých z hlediska budoucích potřeb původce dokumentů i z hlediska historických věd jako historický pramen. Zároveň jsou vytříděny a posléze likvidovány dokumenty, které jsou z hlediska správních, vědeckých i jiných potřeb pracoviště již nepotřebné.
Skartační lhůta
Vyznačuje se číslicí za skartačním znakem (např. znak A5 znamená, že dokumenty tohoto druhu je možné po pěti letech předat k uložení do archivu). Skartační lhůta se počítá od 1. ledna roku následujícího po tom, kdy byl dokument vyřízen. Skartační lhůty nelze zkracovat.
Skartační řízení
Skartační řízení zahajuje pracoviště vypracováním skartačního návrhu, který předloží ke schválení Masarykovu ústavu a Archivu AV ČR, v. v. i. Za pracoviště se skartačního řízení zúčastní vždy pracovník pověřený vedením spisovny, který rovněž připraví dokumenty ke skartačnímu řízení.
Závěr skartačního řízení
Masarykův ústav a Archiv AV ČR, v. v. i., vypracuje skartační protokol a vydá skartační povolení. Pracoviště zabezpečí zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“. Za řádné a pravidelné provádění skartačního řízení odpovídá statutární zástupce pracoviště AV ČR. Za vlastní realizaci odpovídá pracovník pověřený vedením spisovny.