Ochrana osobních údajů

Zásady pro zpracování osobních údajů v NHÚ

NHÚ považuje ochranu osobních údajů za důležitou a věnuje jí velkou pozornost. Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro činnost ústavu, případně souvisí se službou, kterou v ústavu využíváte. Osobní údaje chráníme v maximální možné míře a v souladu s platnými právními předpisy. Zásady a pravidla při zpracování osobních údajů v NHÚ upravuje Směrnice 4/2018 - Zásady a pravidla ochrany osobních údajů. Směrnice aplikuje principy a zásady vyplývající z nařízení GDPR:

1. Zásadu zákonnosti, která nám ukládá zpracovávat Vaše osobní údaje vždy v souladu s právními předpisy a na základě alespoň jednoho právního titulu.
2. Zásadu korektnosti a transparentnosti, která nám ukládá povinnost zpracovávat Vaše osobní údaje otevřeně a transparentně a poskytnout Vám informace o způsobu jejich zpracování spolu s informací o tom, komu budou Vaše osobní údaje poskytnuty. Patří sem také naše povinnost Vás v případech závažného porušení bezpečnosti či úniku osobních údajů o takové skutečnosti informovat.
3. Zásadu účelového omezení, která nám umožňuje shromažďovat Vaše osobní údaje pouze za jasně vymezeným účelem.
4. Zásadu minimalizace údajů, která nám ukládá zpracovávat pouze osobní údaje nezbytné, relevantní a přiměřené ve vztahu k účelu jejich zpracování.
5. Zásadu přesnosti, která nám ukládá přijmout veškerá rozumná opatření umožňující nám zajistit pravidelnou aktualizaci či opravu Vašich osobních údajů.
6. Zásadu omezení uložení, která nám ukládá uchovávat Vaše osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná pro konkrétní účel, pro který jsou zpracovávány. Jakmile tedy pomine doba pro zpracování nebo účel zpracování, Vaše osobní údaje vymažeme nebo je anonymizujeme, tedy upravíme tak, aby nebyly propojitelné s Vaší osobou.
7. Zásadu integrity a důvěrnosti, nepopiratelnosti a dostupnosti, která nám ukládá Vaše osobní údaje zabezpečit a chránit před neoprávněným či protiprávním zpracováním, ztrátou či zničením. Z těchto důvodů přijímáme četná technická i organizační opatření pro ochranu Vašich osobních údajů. Současně dbáme na to, aby k Vašim osobním údajům měli přístup pouze pověření zaměstnanci.
8. Zásadu odpovědnosti, která nám ukládá povinnost umět doložit soulad všech shora vyjmenovaných podmínek.

Při naplňování svého poslání zpracovává NHÚ osobní údaje pro následující účely:

1. Vzdělávací činnost
   1. Studium
   2. Výuka
   3. Kurzy a školení
   4. Přijímací řízení
   5. Výměnné pobyty
   6. Knihovní služby
2. Vědecko-výzkumná, vývojová a tvůrčí činnost
   1. Řešení projektů
   2. Pořádání odborných konferencí
   3. Smluvní výzkum
   4. Publikační a vydavatelská činnost
3. Administrativa a provoz organizace
   1. Personalistika a mzdy
   2. Ekonomika a účetnictví
   3. Správa majetku
   4. Provozní agendy
   5. IT infrastruktura (výpočetní a úložné systémy, počítačová síť, elektronická pošta, hlasové služby)
4. Ochrana majetku a bezpečnost
   1. Kamerové systémy
   2. Přístupy do zabezpečených prostor
   3. Bezpečnostní monitoring provozu počítačové sítě
   4. Zpracování bezpečnostních incidentů
5. Komerční činnost
   1. Konzultační a poradenská činnost
   2. Administrativně-organizační služby
6. Informační a propagační činnost
   1. Weby
   2. Marketing a propagace
   3. Absolventi

NHÚ zpracovává osobní údaje těchto kategorií osob (subjektů údajů):

1. zaměstnanec NHÚ (resp. osoba v pracovněprávním vztahu s ústavem),
2. uchazeč o zaměstnání,
3. uchazeč o studium,
4. student,
5. bývalý student (včetně absolventů),
6. student jiné vysoké školy nebo student na krátkodobém studijním pobytu na NHÚ,
7. obchodní partner (dodavatel, odběratel, zákazník),
8. účastník výzkumu,
9. externí spolupracovník (např. školitel, spoluřešitel, spoluautor publikace),
10. návštěvník nebo účastník akce pořádané NHÚ,
11. účastník správního nebo soudního řízení s NHÚ,
12. jiná osoba.

NHÚ zpracovává jednak osobní údaje poskytnuté přímo jednotlivými fyzickými osobami (ať již na základě souhlasu nebo jiných právních důvodů), jednak další osobní údaje vytvořené v rámci činností zpracování a nezbytných pro jejich zajištění. To může zahrnovat následující kategorie osobních údajů:

1. Adresní a identifikační údaje (jméno, příjmení, datum a místo narození, rodinný stav, rodné číslo, titul, státní příslušnost, adresa (včetně elektronické), telefonní číslo, číslo osobního dokladu, digitální identifikátor, podpis apod.)
2. Popisné údaje (vzdělání, znalost cizích jazyků, odborná kvalifikace, znalosti a dovednosti, počet dětí, portrétní fotografie, video/audio záznam o osobě, vojenská služba, předchozí zaměstnání, zdravotní pojišťovna, členství v zájmových organizacích, trestní bezúhonnost, apod.)
3. Studijní údaje (záznamy o studiu a studijních aktivitách, studijní výsledky, studijní ocenění)
4. Ekonomické údaje (bankovní spojení, mzda, odměny, poplatky, závazky a pohledávky, objednávky, nákupy, daně apod.)
5. Pracovní údaje (záznamy o práci a pracovních aktivitách, zaměstnavatel, pracoviště, pracovní zařazení a pozice, pracovní hodnocení, pracovní ocenění apod.)
6. Provozní a lokační údaje (typicky údaje z elektronických systémů vztahujících se ke konkrétnímu subjektu údajů – např. údaje o využití informačních systémů, o datovém provozu a elektronické komunikaci, o využívání telefonu, o přístupu do různých prostor, záznamy z kamerových systémů apod.)
7. Údaje o aktivitách subjektu (publikační činnost, údaje o odborných aktivitách, účasti na konferencích, zapojení do projektů, údaje o pracovních či studijních cestách apod.)
8. Údaje o jiné osobě (adresní a identifikační údaje člena rodiny, manžel/manželka, dítě, partner apod.)
9. Zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé osobní údaje zachycující informaci o zdravotním stavu, členství v odborech apod.)

Zpracování osobních údajů v rámci výše uvedených činností probíhá na základě odpovídajících právních důvodů, kterými jsou:

1. Plnění právní povinnosti vztahující se na správce:
   Vaše osobní údaje zde potřebujeme za účelem jejich zpracování pro splnění naší legislativní povinnosti jako správce. Jedná se zejména o zákon č. č. 341/2005 Sb., o veřejných výzkumných institucích; zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků; zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce; zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví; zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích; zákon č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti; zákon 181/2014, o kybernetické bezpečnosti; a další.
2. Plnění smlouvy:
   Vaše osobní údaje zde potřebujeme pro účely uzavření smluvního vztahu a následného plnění z něj, případně také před uzavřením smlouvy.
3. Souhlas subjektu údajů:
   Souhlas, který jste nám udělil/a ke zpracování Vašich osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.
4. Oprávněný zájem správce, který spočívá zejména v:
   • ochraně majetku a zamezení podvodům,
   • předávání osobních údajů v rámci NHÚ pro vnitřní administrativní a provozní účely,
   • zajištění bezpečnosti počítačové sítě a informací.

Subjekt údajů má právo podat stížnost na zpracování osobních údajů dozorovému úřadu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů.