Badatelský řád

Badatelský řád Masarykova ústavu a Archivu AV ČR

(Badatelský řád Archivu AV ČR a Archivu ÚTGM)

vydaný na základě § 36 písm. a) zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a vyhl. č. 645/2004 Sb. v platném znění dle pozdějších novelizací.

Badatelský řád (pdf)

Ceník služeb (pdf)

Čl. 1. Obecná ustanovení

Nahlížet do archiválií lze jen po splnění podmínek stanovených v zákoně a v prostorách k tomu určených (dále jen „badatelna“). Do prostor, v nichž jsou archiválie uloženy, nemají žadatelé o nahlížení (dále jen „badatel“) přístup.
Badatel se při vstupu do badatelny zapíše do knihy návštěv badatelny, kde uvede datum návštěvy, své jméno a příjmení (příp. též pracoviště), účel návštěvy (resp. téma studia) a podepíše se.
V badatelně archivu badatel pravdivě vyplní badatelský list, který je i žádostí o nahlížení do archiválií. Žadatel o nahlížení je povinen za účelem ověření jeho osobních údajů uvedených v badatelském listu předložit na výzvu zaměstnance pověřenému službou a dozorem v badatelně (dále jen „dozor v badatelně“) průkaz totožnosti. Průkazem totožnosti se pro účely tohoto zákona rozumí doklad, který je veřejnou listinou, v němž je uvedeno jméno, popřípadě jména, a příjmení, datum narození a adresa místa pobytu na území České republiky, popřípadě bydliště v cizině, a z něhož je patrná i podoba, popřípadě jiný údaj umožňující jednoznačně ztotožnit žadatele, který doklad předkládá, jako jeho oprávněného držitele. Dozor v badatelně zkontroluje správnost údajů uvedených v badatelském listu. V případě elektronického badatelského listu je badatelský list vyplňován dozorem v badatelně za plné účasti badatele, který po vytištění badatelského listu zkontroluje všechny údaje a badatelský list podepíše. V případě dálkového elektronického přístupu a registraci v elektronickém systému Archivní VadeMeCum (platí od vyhlášení) badatel při první návštěvě badatelny prokáže dozoru badatelny svou totožnost a podepíše v jeho přítomnosti vytištěný badatelský list, který před tím on-line vyplnil. Nový badatelský list badatel vyplňuje vždy pro každý kalendářní rok, ve kterém nahlíží do archiválií, při každé změně účelu nahlížení a při každé změně tématu studia.
Není-li badatel schopen dozoru v badatelně prokázat svou totožnost platným průkazem totožnosti dle kritérií uvedených výše, nahlížení do archiválií se mu odepře.
Badatel vyplní formulář žádosti o předložení archiválií s uvedením svého jména, příjmení, názvu fondu, čísla kartonu, knihy, popř. inventárního čísla nebo signatury či folia, které žádá ke studiu, a opatří ji svým podpisem a datem. Badatel může svůj požadavek zaslat předběžně archivu i prostředky dálkového přístupu (internet, fax, telefon, objednání prostřednictvím elektronického systému Archivní VadeMeCum). Pokud žádost zaslaná prostředky dálkového přístupu neobsahuje veškeré požadované údaje nebo pokud formulace požadavku na předložení archiválií je nejasná, nepřesná nebo nekonkrétní, považuje se takto zaslaná žádost za informativní a nezávaznou. Takovéto žádosti může být vyhověno v přiměřené lhůtě po jejím upřesnění při osobní návštěvě badatele v archivu. Při návštěvě archivu vyplní formulář žádosti a opatří ji svým podpisem a datem, resp. podepíše on-line vyplněný a vytištěný formulář žádosti. Formulář žádosti se poté připojí k badatelskému listu a stane se jeho součástí.
Badatel před vstupem do badatelny odloží plášť či svrchník, příruční zavazadla a jiné obdobné věci na místě k tomu určeném. Do badatelny může badatel vstupovat pouze s perem, tužkou, vlastními volnými listy papíru bez desek a záznamovým zařízením, jako je fotoaparát, kamera, příruční skener nebo přenosný počítač bez pouzdra. Po ukončení studia předloží badatel své věci ke kontrole za účelem zjištění, zda neodnáší archiválie z badatelny (zejména rozevře přenosný počítač, skener, předloží přinesené listy papíru). Věci, které si badatel s sebou do badatelny přináší, předloží na vyžádání ke kontrole i před zahájením studia v badatelně. Do badatelny nemají přístup osoby znečištěné, pod vlivem alkoholu, drog nebo osoby ozbrojené.
V badatelně je nutné zachovávat klid, není v ní dovoleno kouřit, jíst, pít a telefonovat. U přístrojů, které si badatel přináší do badatelny, vypne badatel veškeré zvukové signály.
Z důvodu zabezpečení ochrany Národního archivního dědictví před poškozením, znehodnocením, zničením a odcizením, uložené zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění zákona č. 190/2009 Sb. jsou veřejnosti přístupné prostory archivu sledovány kamerovým systémem a záznam z něj uchováván pro případné řešení přestupků proti badatelskému řádu. V souladu s ustanoveními zákona č. 101/2000 Sb. je na vstupních dveřích umístěn nápis "Prostor je monitorován kamerovým systémem a záznam z něj uchováván." Badatelé, mající zájem o studium archivních dokumentů, svým podpisem na badatelském listu potvrzují seznámení se a souhlas se stanovenými pravidly.

Čl. 2

Při nahlížení se badatel řídí pokyny dozoru v badatelně. Dozor v badatelně může na badateli požadovat, aby při pořizování výpisů a poznámek z některých druhů archiválií používal pouze obyčejné tužky střední tvrdosti. Dozor v badatelně není povinen poskytovat badateli pomoc při čtení textu archiválií, jeho překládání do jiných jazyků, podávání výkladu o historických reáliích souvisejících s archiváliemi apod.
Při nahlížení badatel archiválie co nejvíce šetří. Archiválie nelze používat jako psací podložky, přímo z nich kopírovat průpisovým papírem, podtrhávat v nich, škrtat nebo do nich vpisovat nebo je používat jiným způsobem či k jinému účelu než je nahlížení. Fyzické poškození archiválie badatelem má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.
Badatelům se zakazuje vynášet archiválie z badatelny bez svolení dozoru v badatelně. Vynesení jakékoliv archiválie z badatelny má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií. Zároveň bude záležitost předána k šetření PČR.
Do archiválií vyžádaných badatelem může nahlížet současně jen jedna osoba, a to badatel, do jehož badatelského listu byly předložené archiválie zapsány. V odůvodněných případech (například didaktických, při exkurzích) může dozor v badatelně povolit nahlížení více osobám.
K nahlédnutí se badateli předkládají archiválie ve lhůtě, v celkovém množství a v množství na jeden návštěvní den podle provozních podmínek a technických možností badatelny s přihlédnutím k významu a účelu nahlížení. Množství předkládaných archiválií na jednu objednávku, resp. návštěvu, limitují 3 kartony a zároveň 10 inventárních čísel nebo 500 folií. Objednávky jsou v závislosti na možnostech archivu připravovány nejdříve na následující den. Objednávky s přesnou archivní citací je možno podat předem a připravit na dohodnutý termín. Množství materiálu, který je možno objednat nebo předložit ke studiu, respektive termín předložení, však může dozor v badatelně upravit dle aktuální situace, přičemž rozhoduje to, jaké množství archiválií (jejich počet a stav) může dozor v badatelně při vracení bez obtíží zkontrolovat.
Archiv nevyhradí badateli archiválie v badatelně, nezahájí-li badatel nahlížení do archiválií do třiceti kalendářních dnů od sjednaného dne pro jejich předložení nebo přeruší-li nahlížení na dobu delší třiceti dnů. Archiválie jsou v badatelně badateli vyhrazeny po dobu nezbytnou k nahlížení. Pokud badatel do vyhrazených archiválií nenahlíží soustavně nebo pravidelně a pokud vyhrazené archiválie sám nevrátí, považují se archiválie za vyhrazené na dobu tří měsíců od data objednání. Po uplynutí této doby lze v odůvodněných případech prodloužit rezervaci na další období, zpravidla na dobu nejdéle do konce kalendářního roku. Při prodloužení se přihlédne též k tomu, zda jsou další žadatelé o nahlížení do předmětných archiválií.
Archiv umožní nahlížet do archiválií jinému badateli, než který si tyto archiválie vyžádal k nahlížení jako první tehdy, jestliže badatel, kterému jsou vyhrazeny jako prvnímu, dá k takovému nahlížení druhým badatelem souhlas nebo jestliže každý z těchto badatelů prokazatelně nahlíží do těchto archiválií za jiným účelem nebo studuje jiné téma. V případě, že by došlo k souběžnému nahlížení dvěma a více badateli, archiv umožní nahlížení do těchto archiválií jen tomu badateli, kterému je archiv vyhradil jako prvnímu. Ve sporných případech rozhoduje ředitel (zástupce ředitele pro archivní činnost) archivu.
Nahlížení do archiválií uložených v archivu se odepře, jestliže:

a) fyzický stav archiválií nahlížení neumožňuje;

b) stav zpracování archiválií nahlížení neumožňuje;

c) fyzická osoba vznesla námitku proti nahlížení do archiválií, jejichž obsahem jsou její osobní údaje

d) fyzická osoba nedá písemný souhlas k nahlížení do archiválií, jejichž obsahem jsou její citlivé osobní údaje;

e) zvláštní právní předpis nahlížení do archiválií vylučuje nebo žadatel o nahlížení nesplňuje podmínky stanovené zvláštním právním předpisem.

K nahlížení v archivech nejsou přístupné archiválie mladší třiceti let, s výjimkou archiválií vzniklých před 1. lednem 1990 z činnosti státních orgánů, bezpečnostních složek jakož i společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě, archiválií, které již byly před podáním žádosti o nahlížení do nich veřejně přístupné, nebo byly jako dokumenty veřejně přístupné před prohlášením za archiválie a archiválií, jejichž obsahem jsou statistické soubory dat, získané při demografických a statistických šetřeních, jestliže osobní údaje obsažené v těchto archiváliích lze před nahlížením anonymizovat. Omezení se nevztahuje na původce archiválií nebo jejich právní nástupce.

Do archiválií, které byly archivu svěřeny do úschovy na základě smlouvy o úschově, lze nahlížet za podmínek stanovených zákonem a za podmínek uvedených ve smlouvě o úschově. Práva a zvláštní ujednání ve prospěch vlastníků archiválií zůstávají při nahlížení nedotčena.

9. Jsou-li vyhotoveny kopie archiválií určených k uživatelské práci, jsou k nahlížení předkládány tyto. Do originálů archiválií lze nahlížet jen tehdy, nejsou-li vyhotoveny jejich kopie. Jestliže takové kopie byly vyhotoveny, lze originály archiválií předložit k nahlédnutí jen se souhlasem zástupce ředitele pro archivní činnost, pokud to účel nahlédnutí vyžaduje.

10. Badatelna je pro veřejnost otevřena, není-li z provozních důvodů rozhodnuto jinak, ve dnech pondělí a středa nepřetržitě od 9.00 do 18.00. V období mezi 12.00 a 13.00 je provoz badatelny omezen pouze na dohled a umožnění studia. Badatelům proto v tuto dobu nejsou poskytovány žádné další služby – nejsou vydávány ani přejímány výpůjčky, není možné objednávat nové materiály, žádat o reprografické práce, konzultace apod.

Čl. 3

V badatelně je možné při splnění dozorem stanovených podmínek (zachování klidu v badatelně, užití pouze bezkontaktních zařízení, neužívání fotoblesku, vypnutí zvukových signálů), a pokud nebudou ostatní badatelé obtěžováni, používat vlastní reprodukční zařízení k pořizování reprodukcí archiválií pro osobní studijní potřebu badatele jen se souhlasem dozoru v badatelně. Souhlas se vyjádří podpisem na badatelem vyplněné písemné žádosti, jejíž vzor je přílohou badatelského řádu. Tím není dotčena ochrana případných vlastnických a autorských práv a práv souvisejících.
Badatel po ukončení nahlížení do archiválií své místo v badatelně zanechá v řádném stavu. Výpisy, poznámky a jiné pomůcky či věci v badatelně nezanechává, nýbrž si je odnáší s sebou.
Po každém ukončení nahlížení do archiválií je badatel povinen vrátit archiválie v počtu, sledu a stavu, v jakém mu byly předloženy. Porušení má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.
Dozor v badatelně je povinen zkontrolovat počet a stav badatelem vrácených archiválií a potvrdit svým podpisem jejich řádné vrácení v badatelském listu ještě před odchodem badatele z badatelny.
Informace získané z archiválií užívá badatel jen k účelu uvedenému v badatelském listu. Při jejich využití ve vědeckých nebo jiných pracích se uvádí název archivu, využité archivní soubory a signatury nebo inventární čísla archiválií (archivní citace), z nichž bylo čerpáno. Příklad citace: Název instituce Masarykův ústav a Archiv Akademie věd České republiky, v. v. i. (MÚA AV ČR); Archiv AV ČR (AAV) respektive Masarykův ústav [archiv Ústavu T. G. Masaryka, o. p. s. ve správě MÚA AV ČR] (AÚTGM); fond x, (případně část/oddíl y), karton z, signatura/složka/inventární číslo ž. Další citace archiválie: AAV nebo AÚTGM, fond x, atd.

V případě práce na edici archivního materiálu je badatel povinen uzavřít o tomto s archivem zvláštní smlouvu.

Jestliže badatel publikoval práci, která vznikla na základě nahlížení do archiválií uložených v archivu, zašle příslušnému archivu jeden její výtisk (například edice archiválií). Jestliže čerpal z archiválií uložených ve více archivech, zašle publikovanou práci pouze archivu, z jehož archiválií čerpal nejvíce; ostatním archivům sdělí bibliografické údaje o publikované práci, případně zašle dílo elektronicky ve formátu PDF.

Čl. 4. Využívání archivních pomůcek

Archiv umožňuje badatelům nahlížení do archivních pomůcek.
S archivními pomůckami předloženými k nahlížení, pokud nejsou úředními díly a pokud splňují znaky předmětu ochrany podle autorského zákona, se zachází jako s literárními díly (například úvody k inventářům).

Čl. 5. Pořizování reprodukcí archiválií

Pořídit reprodukci archiválií může buď badatel sám za použití bezkontaktních zařízení (viz čl. 3, odst. 1), nebo požádat archiv o poskytnutí reprodukce dle ceníku.

Reprodukce archiválií poskytuje archiv z archiválií, které badatel studuje nebo potřebuje pro účely úřední nebo vlastní práce uvedené v badatelském listu v závislosti na případném předem uděleném souhlasu vlastníka archiválií nebo na ochraně případných autorských práv a práv souvisejících. Žádá-li badatel o poskytnutí reprodukce archiválie za účelem jejího publikování, uvede ve své žádosti přesné označení archiválie, která má být reprodukována, zvolenou formu, v jaké má být reprodukce poskytnuta, a základní bibliografické údaje periodika/publikace, kde má být příslušný dokument otištěn. Badatel se zavazuje použít reprodukce archiválií výhradně pro své studijní potřeby nebo v souladu s účelem, který uvedl v žádosti o poskytnutí reprodukcí.

Reprodukce archiválií se poskytují v závislosti na provozních podmínkách a technických možnostech archivu. Reprodukce archiválií, u nichž to nedovoluje jejich fyzický stav, se neposkytují.

Čl. 6. Zapůjčování archiválií za účelem studia mimo archiv

Zapůjčování originálů archiválií k nahlédnutí do jiného archivu, než jsou uloženy, povoluje ředitel (zástupce ředitele pro archivní činnost) výjimečně, s přihlédnutím ke smyslu, účelu a okolnostem jejich využívání, bezpečnosti převozu a zajištění ochrany archiválií v místě dočasného uložení a s ohledem na náklady s tím spojené. Archiválie nelze zasílat poštou, nýbrž se vždy za předem dohodnutých podmínek převážejí pověřeným zaměstnancem určeným ředitelem (zástupcem ředitele pro archivní činnost), který archiválie zapůjčuje.
Zapůjčování originálů archiválií mimo archiv povoluje ředitel (zástupce ředitele pro archivní činnost) výjimečně a za podmínek podle odstavce 1 pouze vlastníkovi, případně původci archiválií, a státnímu orgánu, orgánu územní samosprávy a osobám, které jsou podle zvláštního právního předpisu oprávněny nahlížet do dokumentů, pokud to účel nahlédnutí z důvodu výkonu úřední funkce vyžaduje. Zapůjčení originálů archiválií nelze odmítnout původci archiválií, jestliže archiválie uložil v archivu na základě smlouvy o úschově nebo na základě darovací či kupní smlouvy a zapůjčení archiválií si ve smlouvě vymínil.
Pokud archiválie uložená ve veřejném archivu není ve vlastnictví České republiky, právnické osoby zřízené zákonem nebo územního samosprávného celku, je k zapůjčení archiválie nezbytný písemný souhlas jejího vlastníka.
Při zapůjčování archiválií je archiv povinen vystavit vypůjčiteli revers, obsahující:

a) přesný soupis zapůjčovaných archiválií,

b) účel výpůjčky,

c) datum výpůjčky a lhůtu vrácení archiválií,

d) jméno, příjmení a adresu trvalého pobytu vypůjčitele podle průkazu totožnosti, pokud jde o fyzickou osobu nebo,

e) v případě právnické osoby sídlo vypůjčitele a jméno a příjmení jím pověřené osoby a

f) vlastnoruční podpis vypůjčitele nebo jím pověřené osoby a úřední razítko vypůjčitele, pokud jde o právnickou osobu.

Zapůjčené archiválie se zapíší v archivu do zvláštní knihy výpůjček a zápůjček.
Jestliže vypůjčitel nevrátí zapůjčené archiválie v dohodnuté lhůtě, a nedohodne prodloužení lhůty, nebudou mu další požadované archiválie zapůjčovány až do doby vrácení zapůjčených archiválií. Zároveň mu bude vyměřena pokuta ve výši 0,1% z pojistné ceny vypůjčených archivních materiálů za každý započatý den prodlení.

Čl. 7. Využívání knihovny archivu

Badatel může využívat knih, časopisů a novin z knihovny archivu v souvislosti s jeho studijním tématem a v jeho rozsahu. Studijní využívání knih, časopisů a novin z knihovny archivu se řídí výpůjčním řádem, který vydá ředitel (zástupce ředitele pro archivní činnost).

Čl. 8. Exkurze do archivu

Při exkurzi do archivu se návštěvníci zapisují do knihy návštěv badatelny. Vstup do jiných prostor archivu než do badatelny archivu povoluje ředitel (zástupce ředitele pro archivní činnost) a uskutečňuje se pouze v doprovodu jím pověřeného zaměstnance.

Čl. 9. Úhrada za služby poskytované badatelům a reprodukční poplatky

Úhrada za služby poskytované archivem na žádost badatelů a placení reprodukčních poplatků je stanoveno Ceníkem služeb a reprodukčních poplatků platným ve veřejných archivech.
Ceník služeb a reprodukčních poplatků platný ve veřejných archivech je badatelům přístupný k nahlédnutí v badatelně archivu a dálkovým přístupem. Pro ostatní služby platí smluvní ceny dle Ceníku dalších služeb a poplatků neobsažených v Ceníku služeb a reprodukčních poplatků platném ve veřejných archivech, obsaženého v příl. č. 6. Archiv poskytuje pouze ty služby, které jsou v jeho technických možnostech.

Čl. 10. Závěrečná ustanovení

Poruší-li badatel některou ze základních povinností uložených badatelským řádem, může mu být další nahlížení do archiválií odepřeno, popřípadě udělený souhlas odvolán.

V Praze dne 4. 1. 2016

PhDr. Luboš Velek, Ph.D., v. r.

ředitel MÚA AV ČR