Struktura popisu fondů institucí:
Název fondu (původce)
Časový rozsah dokumentů
Rozsah a druh dokumentů
Časový rozsah existence původce
Charakteristika zaměření
Charakteristika obsahu
Způsob zpracování (pomůcka)
(Poznámka)
Struktura popisu osobních fondů:
Příjmení a jméno
Časový rozsah dokumentů
Rozsah (množství) dokumentů
Data narození a úmrtí
Vědní obor
Působení
Charakteristika obsahu fondu
Způsob zpracování (pomůcka)
(Poznámka)
V popisech fondů v rubrice, která informuje o časovém rozsahu dochovaných dokumentů, se uvádějí data nejstarší a nejmladší písemnosti, přestože mnohdy mohou dosti značně přesahovat časový rámec existence vlastní instituce nebo život osobnosti, jejíž písemnosti jsou zpracovány, a to bez závorek, které se někdy používají, aby na tuto skutečnost upozornily. Kromě toho v této rubrice neznamená použití pomlčky mezi mezními roky to, že jsou plynule dochována všechna léta časové řady; u nezpracovaných fondů jsou mimo to jak údaje o časovém rozmezí, tak o kvantu dochovaných materiálů pouze přibližné.
V rubrice informující o tom, jak je materiál ve fondu zpracován, byla použita tato terminologie: neuspořádáno (znamená, že materiál není nijak zpracován, rozdělen, je nepřehledný, nebyl skartován a neexistuje k němu žádná orientační pomůcka); uspořádáno (fond je rozdělen podle archivního schématu pro institucionální, resp. osobní fondy, ale není k dispozici žádná písemná pomůcka); přejímací seznam (přehled převzatých dokumentů pořízený při přebírání fondu, většinou bez hierarchického uspořádání a bez podrobnější charakteristiky); inventární seznam (fond je uspořádán podle zavedeného schématu, ale nemá úvod, charakteristiku zpracovaného materiálu, ani jiné doprovodné partie); inventář (fond uspořádán a opatřen všemi náležitostmi, především úvodem s dějinami instituce či medailonem příslušné osobnosti, charakteristikou fondu a možnostmi jeho využití, komplementárními prameny, literaturou, případně také rejstříkem/ky ap.); katalog (archiválie popsány stručnými regesty). Mimo tyto kategorie je u osobních fondů ještě případně uvedena doplňková informace o tom, že fond, ač není uspořádán a nemá žádnou písemnou pomůcku, je roztříděn do hlavních pořádacích skupin.
V jednotlivých heslech je v rubrice » poznámka « uváděn odkaz na podrobnější popis, byl-li uveřejněn v předchozích průvodcích.