Informace pro uživatele využívající vzdálený přístup k EIZ registrované online

Vážení uživatelé,

dovolujeme si Vás v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „Nařízení“) prostřednictvím tohoto dokumentu informovat o zpracování Vašich osobních údajů v naší organizaci.

Kdo je správcem Vašich údajů

Správcem Vašich osobních údajů je Knihovna AV ČR, v. v. i. (dále jen KNAV), se sídlem Národní 3, Praha 1, 110 00, e-mailová adresa: infoknav@knav.cz.

Jak můžete kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů

Našeho pověřence pro ochranu osobních údajů můžete se svými žádostmi, dotazy či připomínkami kontaktovat na adrese Pověřenec – Knihovna AV ČR, v. v. i., Národní 3, Praha 1, 110 00, nebo na e-mailové adrese: poverenec@ssc.cas.cz.

JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE O VÁS ZPRACOVÁVÁME A PROČ

I. OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA FORMULÁŘÍCH

A. Členství – online registrace pro vzdálený přístup

Základní identifikační údaje

1. Vaše osobní údaje – základní identifikační údaje (v rozsahu: jméno a příjmení, datum narození, adresa v České republice, tj. trvalý pobyt u občana ČR nebo místo pobytu na území ČR u cizího státního příslušníka, e-mailová adresa, telefon, typ a číslo dokladu totožnosti přiloženého k formuláři „Členství pro vzdálený přístup k EIZ – online registrace a její prodloužení“ při registraci nebo prodloužení členství a stát, který jej vydal, číslo a ID registrace) – zpracováváme za účelem poskytování veřejných knihovnických a informačních služeb, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu trvání platnosti Vašeho členství.
Poskytnutí těchto údajů je dobrovolné. V případě, že nám tyto údaje neposkytnete, nebudeme Vás moci v KNAV zaregistrovat online.

2. Vaše osobní údaje – základní identifikační údaje (v rozsahu: jméno a příjmení, datum narození, adresa v České republice, tj. trvalý pobyt u občana ČR nebo místo pobytu na území ČR u cizího státního příslušníka, e-mailová adresa, telefon, typ a číslo dokladu totožnosti přiloženého k formuláři „Členství pro vzdálený přístup k EIZ – online registrace a její prodloužení“ při registraci nebo prodloužení členství a stát, který jej vydal, číslo a ID registrace) – dále zpracováváme za účelem uchování provozních a lokalizačních údajů vytvářených a zpracovávaných při zajišťování veřejně dostupných služeb elektronických komunikací, a to na právním základě plnění právní povinnosti dle článku 6 odst. 1 písm. c) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 6 měsíců od uplynutí platnosti Vašeho členství.
Poskytnutí těchto údajů je povinné. Zpracovávání těchto údajů nám ukládá zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a rovněž vyhláška č. 357/2012 Sb., o uchovávání, předávání a likvidaci provozních a lokalizačních údajů. V případě, že byste nám tyto údaje neposkytli, porušili bychom jako správce osobních údajů naši zákonnou povinnost.

3. Vaše osobní údaje – základní identifikační údaje (v rozsahu: jméno a příjmení, datum narození, adresa v České republice, tj. trvalý pobyt u občana ČR nebo místo pobytu na území ČR u cizího státního příslušníka, e-mailová adresa, telefon, typ a číslo dokladu totožnosti přiloženého k formuláři „Členství pro vzdálený přístup k EIZ – online registrace a její prodloužení“ při registraci nebo prodloužení členství a stát, který jej vydal, číslo a ID registrace) – dále zpracováváme za účelem ochrany elektronického knihovního fondu, obhajoby případného právního nároku, a to na právním základě našeho oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Naším oprávněným zájmem je v tomto případě povinnost knihovny zajistit ochranu knihovního fondu.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 3 let od uplynutí platnosti Vašeho členství.
Toto zpracování osobních údajů založené na našem oprávněném zájmu nevyžaduje Váš souhlas, proti tomuto zpracování však máte právo kdykoliv zdarma podat námitku.

Ověřovací údaje – zvýhodněné členství pro pracovníky AV ČR

1. Vaše osobní údaje – ověřovací údaje (v rozsahu: jméno a příjmení, datum narození a název instituce uvedené v přiloženém formuláři Potvrzení pracovněprávního vztahu k AV ČR, nebo dočasná kopie služebního průkazu v rozsahu: osobní údaje uvedené ve služebním průkazu) – zpracováváme za účelem ověření pracovněprávního vztahu k AV ČR/poskytnutí zvýhodněného členství pracovníkům AV ČR, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme maximálně 1 hodinu, pokud je žádost přijata během otevíracích hodin KNAV. V případě přijetí žádosti mimo otevírací hodiny KNAV zpracováváme tyto údaje maximálně první otevírací hodinu následujícího dne. Poskytnutí těchto údajů je dobrovolné. V případě, že nám tyto údaje neposkytnete, nebudeme Vám moci poskytnout zvýhodněné členství pro pracovníky AV ČR.

Dočasná kopie dokladu totožnosti

1. Vaše osobní údaje – dočasná kopie dokladu totožnosti (v rozsahu: jméno a příjmení, datum narození, adresa v České republice, tj. trvalý pobyt u občana ČR nebo místo pobytu na území ČR u cizího státního příslušníka, typ, platnost a číslo dokladu totožnosti přiloženého k formuláři „Členství pro vzdálený přístup k EIZ – online registrace a její prodloužení“ při registraci nebo prodloužení členství a stát, který jej vydal) – zpracováváme za účelem ověření správnosti a úplnosti vyplněných základních identifikačních údajů, a to na právním základě souhlasu se zpracováním dle článku 6 odst. 1 písm. a) Nařízení.

B. Změnový formulář

1. Vaše osobní údaje – změnový formulář (v maximálním rozsahu: jméno a příjmení, adresa v České republice, tj. trvalý pobyt u občana ČR nebo místo pobytu na území ČR u cizího státního příslušníka, kontaktní adresa, e-mailová adresa, telefon, typ a číslo dokladu totožnosti předloženého při opravě neaktuálních či neúplných údajů a stát, který jej vydal, číslo a ID registrace) – zpracováváme za účelem poskytování veřejných knihovnických a informačních služeb, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu trvání platnosti Vašeho členství.

2. Vaše osobní údaje – změnový formulář (v maximálním rozsahu: jméno a příjmení, adresa v České republice, tj. trvalý pobyt u občana ČR nebo místo pobytu na území ČR u cizího státního příslušníka, kontaktní adresa, e-mailová adresa, telefon, typ a číslo dokladu totožnosti předloženého při opravě neaktuálních či neúplných údajů a stát, který jej vydal, číslo a ID registrace) – dále zpracováváme za účelem uchování provozních a lokalizačních údajů vytvářených a zpracovávaných při zajišťování veřejně dostupných služeb elektronických komunikací, a to na právním základě plnění právní povinnosti dle článku 6 odst. 1 písm. c) Nařízení.

3. Vaše osobní údaje – změnový formulář (v maximálním rozsahu: jméno a příjmení, adresa v České republice, tj. trvalý pobyt u občana ČR nebo místo pobytu na území ČR u cizího státního příslušníka, kontaktní adresa, e-mailová adresa, telefon, typ a číslo dokladu totožnosti předloženého při opravě neaktuálních či neúplných údajů a stát, který jej vydal, číslo a ID registrace) – dále zpracováváme za účelem ochrany elektronického knihovního fondu, obhajoby případného právního nároku, a to na právním základě našeho oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Naším oprávněným zájmem je v tomto případě povinnost knihovny zajistit ochranu knihovního fondu.

II. OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ V AUTOMATIZOVANÉM KNIHOVNÍM SYSTÉMU (AKS)

A. Uživatelské konto

1. Vaše osobní údaje – uživatelské konto v AKS (v maximálním rozsahu: jméno a příjmení, datum narození, číslo a ID registrace, heslo pro první přihlášení, jazyk komunikace (eng/cze), datum vzniku uživatelského konta, typ a platnost členství, případné kódy delikvence a poznámky k nim, adresa v České republice, tj. trvalý pobyt u občana ČR nebo místo pobytu na území ČR u cizího státního příslušníka, e-mailová adresa, telefon, kontaktní adresa, poplatky, historie: platebních transakcí a odeslané e-mailové korespondence vyplývající ze smluvního vztahu mezi Vámi a KNAV) – zpracováváme za účelem poskytování veřejných knihovnických a informačních služeb, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu trvání platnosti Vašeho členství.

2. Vaše osobní údaje – uživatelské konto v AKS (v maximálním rozsahu: jméno a příjmení, datum narození, číslo a ID registrace, heslo pro první přihlášení, jazyk komunikace (eng/cze), datum vzniku uživatelského konta, typ a platnost členství, případné kódy delikvence a poznámky k nim, adresa v České republice, tj. trvalý pobyt u občana ČR nebo místo pobytu na území ČR u cizího státního příslušníka, e-mailová adresa, telefon, kontaktní adresa, poplatky, historie: platebních transakcí a odeslané e-mailové korespondence vyplývající ze smluvního vztahu mezi Vámi a KNAV) – dále zpracováváme za účelem zjednodušení a urychlení případného obnovení platnosti členství, a to na právním základě našeho oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Naším oprávněným zájmem je v tomto případě minimalizace administrativy spojené s obnovením platnosti členství po uplynutí jeho původní platnosti.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 1 roku od uplynutí platnosti Vašeho členství.
Toto zpracování osobních údajů založené na našem oprávněném zájmu nevyžaduje Váš souhlas, proti tomuto zpracování však máte právo kdykoliv zdarma podat námitku.

3. Vaše osobní údaje – uživatelské konto v AKS (v maximálním rozsahu: jméno a příjmení, datum narození, číslo a ID registrace, heslo pro první přihlášení, jazyk komunikace (eng/cze), datum vzniku uživatelského konta, typ a platnost členství, případné kódy delikvence a poznámky k nim, adresa v České republice, tj. trvalý pobyt u občana ČR nebo místo pobytu na území ČR u cizího státního příslušníka, e-mailová adresa, telefon, kontaktní adresa, poplatky, historie: platebních transakcí a odeslané e-mailové korespondence vyplývající ze smluvního vztahu mezi Vámi a KNAV) – dále zpracováváme za účelem ochrany elektronického knihovního fondu, obhajoby případného právního nároku, a to na právním základě našeho oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Naším oprávněným zájmem je v tomto případě povinnost knihovny zajistit ochranu knihovního fondu.

B. Evidence poplatků

1. Vaše osobní údaje – poplatky a jejich historie v AKS (v rozsahu: údaje uživatelského konta, viz II. A. Uživatelské konto, a údaje o poplatcích, tj. služební údaje, částka, datum a popis) – zpracováváme za účelem evidence poplatků spojených s aktivitou uživatele, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu plnění smlouvy.

2. Vaše osobní údaje – poplatky a jejich historie v AKS (v rozsahu: údaje uživatelského konta, viz II. A. Uživatelské konto, a údaje o poplatcích, tj. služební údaje, částka, datum a popis) – dále zpracováváme za účelem evidence poplatků spojených s aktivitou vyplývající ze smluvního vztahu mezi Vámi a KNAV, a to na právním základě našeho oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Naším oprávněným zájmem je v tomto případě technická nemožnost mazání poplatků a jejich historie jinak než současně s vymazáním celého uživatelského konta; jedná se o vlastnost automatizovaného knihovního systému.

III. OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ V LOZÍCH

A. Vzdálený přístup k EIZ

1. Vaše osobní údaje – vzdálený přístup k EIZ (v rozsahu: jméno a příjmení, e-mailová adresa, číslo registrace, IP adresa zařízení uživatele, cílová URL, datum a čas přístupu, aktivita uživatele) – zpracováváme za účelem uchování provozních a lokalizačních údajů vytvářených a zpracovávaných při zajišťování veřejně dostupných služeb elektronických komunikací, a to na právním základě plnění právní povinnosti dle článku 6 odst. 1 písm. c) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 6 měsíců ode dne, kdy byl vzdálený přístup realizován.
Poskytnutí těchto údajů je povinné. Zpracovávání těchto údajů nám ukládá zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a rovněž vyhláška č. 357/2012 Sb., o uchovávání, předávání a likvidaci provozních a lokalizačních údajů. V případě, že byste nám tyto údaje neposkytli, porušili bychom jako správce osobních údajů naši zákonnou povinnost.

2. Vaše osobní údaje – vzdálený přístup k EIZ (v rozsahu: jméno a příjmení, e-mailová adresa, číslo registrace, IP adresa zařízení uživatele, cílová URL, datum a čas přístupu, aktivita uživatele) – dále zpracováváme za účelem ochrany elektronického knihovního fondu, obhajoby případného právního nároku, a to na právním základě našeho oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Naším oprávněným zájmem je v tomto případě povinnost knihovny zajistit ochranu knihovního fondu.

IV. E-MAILOVÁ KORESPONDENCE

A. Informativní, automaticky generované e-mailové zprávy

1. Vaše osobní údaje – informativní, automaticky generované e-mailové zprávy (v maximálním rozsahu: e-mailová adresa, jméno a příjmení, číslo registrace, obsah e-mailové zprávy) – zpracováváme za účelem plnění práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Vámi a KNAV, tedy zasílání informací k poskytovaným službám, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 6 měsíců od data odeslání e-mailové zprávy.

B. E-mailové dotazy a žádosti o informaci nebo službu

1. Vaše osobní údaje – e-mailové dotazy a žádosti o informaci nebo službu (v rozsahu: e-mailová adresa a obsah e-mailové komunikace mezi Vámi a KNAV) – zpracováváme za účelem plnění povinnosti KNAV poskytovat informační služby a umožnění reklamace těchto služeb, a to na právním základě našeho oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Naším oprávněným zájmem je v tomto případě možnost vyřídit případnou reklamaci poskytnuté informace/služby v zákonné lhůtě pro reklamaci služeb.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 6 měsíců od data přijetí/odeslání e-mailové zprávy.

V. OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVANÉ V ÚČETNÍCH ZÁZNAMECH

A. Účetní knihy a doklady

1. Vaše osobní údaje – úhrada registračního poplatku bankovním převodem, dodací list, faktura (v maximálním rozsahu: jméno a příjmení, číslo registrace, číslo bankovního účtu, fakturační adresa) – zpracováváme za účelem úschovy účetních záznamů, a to na právním základě plnění právní povinnosti dle článku 6 odst. 1 písm. c) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.
Zpracovávání těchto údajů nám ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. V případě, že byste nám tyto údaje neposkytli, porušili bychom jako správce osobních údajů naši zákonnou povinnost.

B. Spisová služba

1. Vaše osobní údaje – zaslání údajů potřebných pro plnění smlouvy uživateli, tj. zaslání dodacího listu, faktury a přihlašovacích údajů (v rozsahu: jméno a příjmení, adresa v České republice, tj. trvalý pobyt u občana ČR nebo místo pobytu na území ČR u cizího státního příslušníka) – zpracováváme za účelem vedení spisové služby v listinné podobě, a to na právním základě plnění právní povinnosti dle článku 6 odst. 1 písm. c) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 5 let od konce kalendářního roku, kterého se týkají.
Zpracovávání těchto údajů nám ukládá zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. V případě, že byste nám tyto údaje neposkytli, porušili bychom jako správce osobních údajů naši zákonnou povinnost.

C. Účetní závěrka

1. Vaše osobní údaje – poplatky hrazené bankovním převodem (v maximálním rozsahu: jméno a příjmení, číslo registrace, číslo bankovního účtu) – zpracováváme za účelem úschovy účetních záznamů, a to na právním základě plnění právní povinnosti dle článku 6 odst. 1 písm. c) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 10 let od konce účetního období, kterého se týkají.
Zpracovávání těchto údajů nám ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. V případě, že byste nám tyto údaje neposkytli, porušili bychom jako správce osobních údajů naši zákonnou povinnost.

KDO JE PŘÍJEMCEM VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje předáváme pouze v nezbytném rozsahu též těmto kategoriím příjemců:

oprávněným zaměstnancům KNAV jakožto správce;
jiným subjektům v případech, kdy nám poskytnutí Vašich údajů ukládají právní předpisy (např. Policii ČR, správním orgánům);
jiným subjektům, pokud je to nutné pro ochranu našich oprávněných zájmů (např. advokátce KNAV, exekutorům, soudům).

JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA

Máte právo:

vyžádat si od KNAV jakožto správce potvrzení o zpracování Vašich osobních údajů, a pokud jsou zpracovávány, máte právo na přístup k těmto údajům;
na opravu neaktuálních či neúplných údajů;
na výmaz osobních údajů, které se Vás týkají, nebo na omezení jejich zpracování.

Dále máte právo:

podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, 170 00, e-mailová adresa: posta@uoou.cz;
na přenositelnost Vašich údajů;
na odvolání uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů, a to kdykoliv, jestliže je zpracování osobních údajů založeno na udělení takového souhlasu. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

(Stáhnout celý text ve formátu pdf.)