ZPRACOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ UŽIVATELŮ A NÁVŠTĚVNÍKŮ KNAV
Údaje nezbytné pro registraci
Jsme veřejná knihovna, jejíž služby a studovnu může po registraci využívat kdokoli. Ať už se rozhodnete pouze jednorázově navštívit naši studovnu či jste nebo se chcete stát naším uživatelem, je od podepsání registračního formuláře zpracováváno Vaše jméno a příjmení, datum narození, adresa a údaje o dokladu totožnosti předloženém při registraci.
Tyto základní identifikační údaje zpracováváme, abychom zvýšili bezpečnost prostoru studovny, chránili majetek knihovny, naplnili povinnosti, které nám ukládají obecně závazné předpisy a licenční smlouvy, ale hlavně Vám mohli poskytovat služby vázané na konkrétní osobu, především půjčovat knížky domů a zpřístupňovat elektronické informační zdroje a internet.
Jak je to s kontaktními údaji
Nejvyužívanějším kontaktním údajem je e-mail. Jím zasíláme zprávy týkající se výpůjčních služeb a registrace. Informujeme Vás například o možnosti vyzvednutí knížky, automatickém prodloužení výpůjční lhůty, nutnosti vrátit vypůjčenou knížku, nájmu individuální studovny nebo třeba blížícím se konci registračního období. Všechny informace o výpůjčních službách ale najdete ve svém uživatelském kontu, takže i bez poskytnutí e-mailu Vám budou k dispozici.
Telefon využíváme především v případech, kdy si zapomenete své věci ve studovně nebo šatně, protože je to nejrychlejší cesta, jak Vás na tuto situaci upozornit. Zároveň jej a kontaktní adresu využíváme pro dosažení mimosoudního vyrovnání nesplněných závazků. Je jen na Vás, zda nám tyto údaje poskytnete, proto je můžete volně přidávat, upravovat a mazat ve svém uživatelském kontu.
Historie výpůjček a požadavků
Dalšími údaji, o jejichž zpracovávání rozhodujete sami, jsou údaje o Vámi požadovaných, vypůjčených a již vrácených knížkách, časopisech a studovnách. Všem našim uživatelům registrovaným před 25. květnem 2018 jsme ponechali tuto historii dostupnou, ale prostřednictvím svého uživatelského konta ji mohou kdykoli vymazat a ukončit její zpracovávání. Uživatelé registrující se po tomto datu nám musí k uchovávání historie výpůjček a požadavků poskytnout souhlas se zpracováním.
Záznamy z kamerového systému
Z důvodu ochrany majetku, prevence kriminality a zvýšení bezpečnosti veřejných prostor provozuje knihovna ve studovně kamerový systém. Vchod do monitorovaných prostor je viditelně označen informační cedulkou s logem kamery.
Kontrola a oprava osobních údajů
Uživatelské konto podává přehled o osobních údajích, které jste nám poskytli na registračních a změnových formulářích, a o většině Vašich aktivit, tedy aktuálních požadavcích, rezervacích a výpůjčkách, o historii výpůjček a o poplatcích včetně jejich historie. Pokud zjistíte, že Vaše osobní údaje nejsou aktuální, ty kontaktní zde můžete rovnou opravit. Opravu identifikačních údajů můžeme provést pouze my, na základě Vámi vyplněného změnového formuláře a předloženého dokladu totožnosti. Pokud zjistíte, že Vaše identifikační údaje nejsou aktuální nebo se tyto údaje změní, řekněte nám to při Vaší nejbližší návštěvě studovny a společně je opravíme.
Máte rovněž právo získat přehled všech Vašich automatizovaně zpracovávaných údajů, a to i v elektronické podobě. Stačí při návštěvě studovny vyplnit žádost a osobně ji předat pracovníkům studovny. Podání žádosti je podmíněno ověřením totožnosti žadatele. Přehled o zpracování Vašich osobních údajů Vám napoprvé poskytneme zdarma; žádost vyřídíme do jednoho měsíce od jejího přijetí.
Doba zpracovávání osobních údajů a jejich likvidace
Za účelem ochrany knihovního fondu zpracováváme osobní údaje uživatelů do uplynutí zákonem dané promlčecí lhůty, tedy 3 roky po uplynutí registračního období. V této době si můžete snadno a rychle prodloužit registraci, aniž byste museli znovu vyplňovat registrační formulář a čekat na zápis údajů do knihovního systému nebo naopak zažádat o výmaz či podat námitku proti tomuto zpracování. Stačí při návštěvě studovny vyplnit žádost a osobně ji předat pracovníkům studovny. Podání žádosti o výmaz i námitky je podmíněno ověřením totožnosti žadatele pracovníky studovny, kteří od něj daný formulář přijímají.
Žádost o výmaz vyřídíme do jednoho měsíce od jejího přijetí a nemá-li žadatel nesplněné závazky vůči knihovně a ta nepotřebuje dané osobní údaje pro ochranu svých práv, jsou automatizovaně zpracovávané osobní údaje žadatele zlikvidovány vymazáním identifikačních údajů (anonymizovány) a písemně zpracovávané údaje skartovány. Po uplynutí doby zpracovávání knihovna osobní údaje zlikviduje aniž by musel uživatel či návštěvník žádost o výmaz podávat.
Záznamy z kamerového systému zpracováváme 3 otevírací dny, což je doba, která umožní zjistit, že ve studovně došlo k protiprávnímu jednání a vyhledat patřičné záznamy; záznamy protiprávního jednání uchováváme až do jeho prošetření, ostatní jsou smazány. Stejnou dobu a ze stejného důvodu zpracováváme i údaje o průchodech turnikety a jednodenní vstupenky. Po uplynutí doby zpracování jsou osobní údaje likvidovány anonymizací a skartací.
Osobní údaje návštěvníků na jednodenních vstupenkách s internetem jsou zpracovávané dle zákonem dané lhůty pro uchování provozních a lokalizačních údajů, tedy 6 měsíců po uplynutí registračního období. Po uplynutí doby zpracování jsou osobní údaje likvidovány anonymizací a skartací.
Předávání osobních údajů
Na výslovnou žádost předáme po ověření totožnosti žadatele jeho elektronicky zpracovávané osobní údaje jiné knihovně.
Pokud jsme nuceni vymáhat uspokojení naší pohledávky vůči návštěvníkovi či uživateli, předáme jeho osobní údaje právnímu zástupci knihovny.
Kam se můžete obrátit
Pokud se domníváte, že zpracováváním Vašich osobních údajů porušujeme nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 můžete se obrátit na našeho pověřence nebo přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz). Kompletní informace o ochraně osobních údajů si přečtěte v našem Knihovním řádu.