Někteří partneři uzavírají během přípravy budoucího konsorcia dokonce ještě před podáním návrhu projektu smlouvu o zachování mlčenlivosti. Tato smlouva se uzavírá již v tak raném stadiu z toho důvodu, že už při vypracování projektového návrhu dochází mezi partnery k předání či zpřístupnění informací, které mohou být velmi hodnotné. 

Obsahem takové smlouvy by měla být identifikace informací, které zpřístupňující strana považuje za důvěrné, pravidla pro nakládání s takovými informacemi a povinnosti, které se k tomu vztahují. Běžně bývá součástí smluv také ustanovení o porušení stanovených povinností a o povinnosti nahradit škodu takto vzniklou.

S problematikou smluv se příjemci projektů setkají v průběhu projektu několikrát. Nejdůležitější smlouvou, ke které jsou povinni přistoupit všichni partneři, je grantová dohoda. Pro fungování projektu s více příjemci je stěžejní tzv. konsorciální smlouva.

V průběhu životního cyklu projektu se příjemci mohou setkat i s dalšími smluvními dokumenty. Jedním z takových dokumentů je smlouva o zachování mlčenlivosti (confidentiality agreement, non-disclosure agreement), která se obvykle uzavírá v raných fázích projektu, někdy i ve fázi přípravy projektového návrhu. V této fázi se příjemci mohou také setkat s tzv. dopisem o záměru (Letter of intent, Memorandum of understanding).

V průběhu implementace projektu může vzniknout společné vlastnictví výsledků. Tato situace nově znamená povinnost uzavřít smlouvu o společném vlastnictví výsledků. Dále se v souvislosti s výsledky projektu, konkrétně v rámci využívání výsledků, lze běžně setkat s licenční smlouvou.

Grantová dohoda je základním právním dokumentem, který stanovuje práva a povinnosti příjemců grantu.

Grantovou dohodu podepisuje koordinátor projektu (v případě projektu s více příjemci) a zástupce Evropské komise. Ostatní partneři konsorcia poté k dohodě přistupují podepsáním přístupového formuláře. Veškeré podepisování se děje elektronicky v portálu FTOP. K podpisu přístupového formuláře i k podpisu grantové dohody bude oprávněná osoba nominována v jako LSIGN.

Pro program Horizont Evropa je používána tzv. korporátní smlouva, která je společná pro všechny přímo řízené programy EU. Specifika Horizontu Evropa jsou pak uvedena v příloze 5 k této smlouvě.

Všechny typy modelových grantových dohod budou zveřejněny na portálu FTOP.

Modelovou grantovou dohodu pro program Horizont Evropa naleznete zde.

Konsorciální smlouva je druhým nedůležitějším právním dokumentem, se kterým se příjemci při řešení projektu setkají. Ideálně by tato smlouva měla být podepsána ještě před podpisem grantové dohody, a to z důvodu větší právní jistoty příjemců. V rámci této smlouvy, jejíž negociace mohou trvat i poměrně dlouhou dobu, si partneři upravují otázky finanční i otázky duševního vlastnictví, interní management a obecně pravidla, kterými se celé konsorcium bude po dobu trvání projektu (v některých případech i nějakou dobu po skončení projektu) řídit. Proto je lepší, pokud příjemci mají tato pravidla nastavená a dohodnutá ještě před začátkem projektu.

Konsrociální smlouvu obvykle připravuje koordinátor a ostatní partneři mají poté možnost tuto smlouvu připomínkovat. Nejvíce pozornosti bývá věnováno úpravě duševního vlastnictví a ustanovením, která se zabývají distribucí finančního příspěvku, ale obsahem bývá pravidelně i úprava odpovědnosti mezi partnery nebo také řešení interních sporů. Poměrně rozsáhlá část je věnována internímu managementu.

Evropská komise ke konsorciální smlouvě nepřistupuje ani závazně nestanovuje podobu této smlouvy. Jediné pravidlo, které Evropská komise ohledně této smlouvy stanovuje je to, že její ustanovení nesmí být v rozporu s grantovou dohodou.

Existují modelové smlouvy, které pomáhají s její přípravou. Nejčastějši používanou modelovou konsorciální smlouvu je DESCA vytvořená na míru programu Horizont Evropa. 

Modelová konsorciální smlouva Desca pro program Horizont Evropa.

Dopis o záměru, jenž se považuje za vynález americké smluvní praxe, se obvykle uzavírá v době, kdy je projekt ve fázi návrhu a zdaleka ještě není zahájen. Jeho součástí mohou být i ustanovení o mlčenlivosti.

Obsahem je zpravidla závazek projektových partnerů pokračovat v přípravě projektového návrhu a také v pozdějších jeho fázích, pokud bude projekt hodnocen úspěšně. Je možné, že obsahem bude i závazek spolupracovat v budoucnu na tvorbě konsorciální smlouvy či jinak poskytovat ostatním partnerům součinnost.

IPR Helpdesk v tomto případě vypracoval vzor tohoto smluvního dokumentu, jehož součástí je i smlouva o zachování mlčenlivosti (dokument byl připraven pro program H2020, ale je stále využitelný).

Je možné, že v rámci projektů vznikne výsledek, který bude vlastněn více partnery společně. Spoluvlastníci musí v takovém případě uzavřít smlouvu, která upraví, jak budou práva k výsledku vykonávat. Tedy kdo je odpovědný za zajištění jeho ochrany, jeho využití či jak bude dělena licenční odměna.

Pokud tato smlouva není uzavřena, platí režim stanovený grantovou dohodou.

Jednou z povinností příjemců grantů, která je stanovena grantovou dohodou, je povinnost využívat výsledky projektu. Tyto výsledky mohou být využity například v dalším výzkumu samotným příjemcem, ale mohou být také licencovány třetím stranám, které se projektu neúčastní.

Licenční smlouva není v grantové dohodě upravena, pouze je potřeba dbát na to, aby příjemce licenční smlouvou neporušoval povinnosti stanovené grantovou dohodou. Příkladem může být problematika přístupových práv ve vztahu k licenční smlouvě, kterou se poskytuje výhradní licence. Podpisem takové smlouvy totiž příjemce znemožní přístupová práva ostatním partnerům, která má povinnost zachovávat i po skončení projektu, a to po dobu stanovenou v grantové dohodě.