Masarykův ústav AV ČR: Archiv ÚTGM

Badatelský řád archivu je vydaný na základě § 36 písm. a) zákona č. 190/2009 Sb.

Čl. 1 — Úvodní ustanovení

a) Badatel – je osoba se zájmem o studium nebo přímo studující materiál uložený v archivu k vědeckému, soukromému nebo jinému účelu.

b) Archiválie jsou chráněny státem. Odbornými orgány pro ochranu archiválií a péčí o ně jsou archivy. Zachování a zabezpečení archiválií je proto výchozím předpokladem i pro jejich využívání a styk archivů s badatelskou veřejností.

c) Využívat archiválie mohou badatelé, služební žadatelé za podmínek stanovených zákonem č. 190/2009 Sb., který novelizuje zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen „zákon“), dále Vyhláškou MV ČR č. 192 ze dne 8. 6. 2009, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změnách některých zákonů a tímto badatelským řádem.

d) Využívat archiválie obsahující osobní údaje mohou badatelé za podmínek stanovených zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů a občanským zákoníkem ze dne 1. 6. 1996. Do archiválií vztahujících se k žijící fyzické osobě, jejichž obsahem jsou citlivé osobní údaje (§ 4, písm. b zákona č. 101/2000 Sb.), lze nahlížet jen s předchozím souhlasem této osoby (§ 37 odst. 2 zákona č. 190/2009 Sb.).

e) Badatelé využívají archiválie uložené v archivu zejména nahlížením, pořizováním si jejich výpisů a opisů a dále disponováním s výpisy, opisy a reprodukcemi archiválií, které pro ně zhotovili pracovníci archivu.

Čl. 2 — Zpřístupnění archiválií badatelům

a) Nahlížet do archiválií lze jen po splnění podmínek stanovených v zákoně a v prostorách k tomu určených (badatelna). Ve výjimečných případech povoluje nahlížení do archiválií mimo prostor vedoucí. Do prostor, v nichž jsou archiválie uloženy, nemají badatelé přístup.

b) K nahlížení v archivech jsou přístupné jen archiválie starší 30 let, není-li stanoveno jinak. Souhlas k nahlížení do archiválií mladších 30 let, které neobsahují utajované skutečnosti, vydává vedoucí.

c) Nahlížení do archiválií uložených v archivu se odepře, jestliže:
- fyzický stav archiválií nahlížení neumožňuje,
- stav zpracování archiválií nahlížení neumožňuje,
- fyzická osoba nedá souhlas k nahlížení do archiválií, jejichž obsahem jsou její citlivé osobní údaje V případě první a druhé odrážky může ze závažných důvodů (§ 38, odst. 4 a 5, zákona 190/2009 Sb.) povolit výjimku vedoucí.

d) Ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb. při podání žádosti badatelem o předložení archiválie obsahující citlivé údaje o osobě, o níž lze předpokládat, že žije, musí archiv požádat každou takto dotčenou osobu o souhlas k nahlížení do těchto archiválií (§ 9, písm. a, zák. č. 101/2000 Sb., § 37, odst. 2, zák. č. 190/2009 Sb.). Pokud osoba, které se citlivé údaje obsažené v archiváliích týkají, již zemřela, postupuje se podle ustanovení § 15, občanského zákoníku, který praví, že: “Po smrti fyzické osoby přísluší právo na ochranu její osobnosti manželu a dětem, a není-li jich, jejím rodičům”. Archiv proto požádá o písemný souhlas k nahlížení do takových archiválií zákonem určené osoby. Tímto ustanovením nejsou dotčena práva orgánů, která vyplývají ze zvláštního zákona.

e) Písemný souhlas k nahlížení do archiválií s citlivými údaji o osobě uvedené v čl. 2, bodu d) se nevyžaduje u osob narozených před 100 a více lety.

f) Do archiválií, které byly archivu svěřeny do úschovy na základě smlouvy, lze nahlížet pouze za podmínek stanovených ve smlouvě.

Čl. 3 — Povinnosti badatelů před zahájením studia

a) Návštěvníci archivu včetně účastníků exkurzí se při každé návštěvě zapisují do návštěvní knihy archivu.

b) Každý badatel prokáže svou totožnost občanským průkazem, popřípadě jiným průkazem totožnosti, jde-li o cizince, platným cestovním pasem nebo platným dokladem o povolení pobytu.

c) Nahlížení do archiválií je dovoleno pouze v badatelně archivu. V badatelně archivu je v jednom dni umožněno nahlížet do archiválií maximálně 5 badatelům. V badatelně jsou další místa vyhrazena pro čtenáře knihovny a zaměstnance Masarykova ústavu.

d) Do badatelny archivu za účelem nahlížení do archiválií není povolen vstup osobám mladším 15 let bez doprovodu, dále pod vlivem alkoholu, drog nebo jiných návykových látek, ve znečistěném oděvu a osobám hrubě porušujícím hygienické zvyklosti. Je zakázáno vodit či přinášet do badatelny zvířata.

e) Badatel před vstupem do badatelny archivu odloží na místě k tomu určeném plášť, příruční zavazadlo, popřípadě další předměty (jídlo, nápoje, tekutiny, nůžky, nože, nepovolené psací a kreslící potřeby a pod.) a také písemnosti, které nezbytně nepotřebuje ke studiu.

f) Před zahájením studia každý badatel řádně vyplní badatelský list, který je i žádostí o nahlížení do archiválií. Při každé změně účelu nahlížení a tématu studia, jakož i na začátku každého kalendářního roku, vyplňuje nový badatelský list. Do návštěvní knihy se zapisuje při každém návštěvním dnu.

g) V badatelně archivu je nutné zachovávat klid, není v ní dovoleno kouřit, jíst a pít.

h) Při nahlížení do archiválií se badatel řídí pokyny pracovníka pověřeného dozorem v badatelně. Pracovník pověřený dozorem v badatelně může na badateli požadovat, aby při pořizování výpisů a poznámek z některých druhů archiválií používal pouze obyčejné tužky střední tvrdosti. Svoje výpisy a poznámky badatel nesmí v archivní badatelně zanechávat. Pracovník pověřený dozorem v badatelně není povinen badateli poskytovat pomoc při čtení textu archiválií, jeho překládání do jiných jazyků, podávání výkladu o historických reáliích souvisejících s archiváliemi.

i) V badatelně archivu je ve výjimečných případech možné používat vlastní reprodukční zařízení (fotoaparáty, filmové kamery, elektrooptické kopírovací přístroje) k pořizování reprodukcí archiválií pro osobní studijní potřebu badatele, po vyplnění písemné žádosti, jejíž vzor je k dispozici v badatelně a kterou schvaluje vedoucí. Používání ostatních zařízení usnadňujících nahlížení do archiválií (např. přenosné počítače, magnetofony apod.) povoluje pracovník pověřený dozorem v archivní badatelně.

j) Po ukončení studia a před odchodem z archivní badatelny každý badatel předloží svoje věci (sešity, písemnosti) pověřenému pracovníkovi badatelny k prohlídce.

Čl. 4 — Nahlížení do archiválií

a) Nahlížení do archivních pomůcek je vázáno splněním podmínek pro nahlížení do archiválií. Nahlížení do archivních pomůcek se zapisuje do badatelského listu. S archivními pomůckami se zachází jako s literárními díly, která jsou chráněná autorským zákonem.

b) Archiválie jsou každému badateli předkládány k nahlížení ve lhůtě podle provozních podmínek archivu, od 2 do 5 pracovních dnů ode dne podání žádosti až po přezkoumání údajů uvedených v badatelském listu. Během jednoho návštěvního dne se badateli předloží maximálně 15 složek nebo 3 kartony. Nárok na podání žádosti o nový materiál v uvedeném množství na jeden den má badatel až po navrácení všech archiválií, které mu byly předloženy ke studiu. Na pracovním stole smí mít badatel k nahlížení pouze jednu evidenční jednotku, jedině při srovnávacím studiu smí mít se svolením služby v badatelně na pracovním stole dvě evidenční jednotky. Zdůvodněné výjimky z tohoto množství povoluje vedoucí.

c) Nezahájí-li badatel nahlížení do archiválií do 15 dnů od sjednaného dne předložení nebo přeruší-li nahlížení na dobu delší 30 dnů, archiv mu nadále archiválie v badatelně nevyhrazuje.

d) Při nahlížení je badatel povinen archiválie všestranně šetřit. Žádným způsobem nesmí zasahovat do jejich textu nebo vnější podoby, podtrhávat v nich, škrtat nebo do nich vpisovat, používat je jako podložky nebo z nich přímo kopírovat průpisovým papírem (mapy, plány) apod.

e) Badatel nesmí vyjímat jednotlivé archiválie ze svazků, rozrušovat jejich sled, vynášet je mimo prostor badatelny. Do archiválií vyžádaných badatelem může nahlížet současně jen jedna osoba a to badatel, do jehož badatelského listu byly předložené archiválie dopsány. Archiv umožní nahlížet do archiválií jinému badateli, než který si tyto archiválie vyžádal k nahlížení jako první tehdy, jestliže badatel, kterému jsou vyhrazeny jako prvnímu, dá k takovému nahlížení druhým badatelem souhlas nebo jestliže každý z těchto badatelů prokazatelně nahlíží do těchto archiválií za jiným účelem. Ve sporných případech rozhoduje vedoucí. V odůvodněných případech (např. didaktických, při exkurzích) může pracovník pověřený dozorem v badatelně povolit nahlížení více osob.

f) Po každém nahlédnutí je badatel odpovědný za vrácení archiválií ve stavu a rozsahu, v jakém mu byly předloženy. Kontrolu při zapůjčování a navrácení archiválií provádějí ve spolupráci se správcem fondu pracovníci badatelny, kteří o tom učiní záznam v badatelském listu. O náhradě případně způsobené škody platí obecně závazné právní předpisy.

Čl. 5 —Využívání archiválií k publikační činnosti, zhotovování výpisů, opisů a reprodukcí archiválií

a) Žádostem badatele o zhotovení výpisů, opisů a reprodukcí archiválií archivem lze vyhovět jen po splnění podmínek pro využívání těchto archiválií. Elektrografické reprodukce z rukopisů nebo vázaných souborů archiválií a archiválií, u nichž to nepovoluje jejich fyzický stav, se neposkytují. Zhotovení většího množství reprodukcí nebo reprodukcí větších částí archivních souborů může povolit vedoucí a to pouze pro úřední nebo vědeckou potřebu institucí působících na území České republiky. Badateli, služebnímu žadateli nelze poskytovat reprodukce celých archivních fondů. Požadavky ze zahraničí na poskytnutí reprodukcí větších celků, případně celých archivních fondů povoluje vedoucí, a to pouze v případě, že je možné se zahraničním partnerem dohodnout vzájemně výhodnou výměnu (reciprocitu) požadovaných reprodukcí za reprodukce archiválií uložených v zahraničních archivech.

b) Výpisy, opisy a reprodukce archiválií, které archiv badateli poskytl, a informace získané z archiválií smí badatel použít jen pro účely uvedené v badatelském listu, resp. v písemné žádosti. Je zakázané pořizovat z nich další kopie a přenechávat je jiným osobám.

c) Využívání archiválií za účelem edice archivních pramenů v původním úplném i zkráceném znění jako i publikování reprodukcí archiválií je možné pouze po dohodě a se souhlasem vedoucího. Žádosti o nahlížení do archiválií se zaměřením na vědecké edice dokumentů (ediční využití archiválií, vydání edice) z archivu budou schváleny jen v případě existence dohody o spolupráci mezi žadatelem a Masarykovým ústavem jako vědeckovýzkumným pracovištěm.

d) Ve svých vědeckých nebo jiných pracích je badatel povinen uvést přesný název archivu, využitých archivních fondů či sbírek a signatury nebo inventární čísla archiválií, z nichž čerpal.

e) Badatel je povinen oznámit archivu z jehož archiválií čerpal, bibliografické údaje o své práci a zaslat tomuto archivu jeden její výtisk.

f) Využívání původního úplného i zkráceného znění textu či reprodukce archiválií a archivních pomůcek k publikační činnosti, jinému způsobu zveřejňování a šíření včetně jakékoliv formy jejich další reprodukce podléhá ustanovením autorského zákona.

Čl. 6 — Badatelský zájem a ochrana archiválií

a) Zachování fyzického stavu archiválií je vedoucí zásadou archivní péče i ve styku archivů s badatelskou veřejností. Jsou-li k archiváliím pořízeny studijní reprodukce, předkládají se badateli místo originálů archiválií. V takovém případě lze nahlížet do originálů archiválií pouze v odůvodněných případech, pokud nahlížením do originálů archiválií není ohrožen jejich fyzický stav a jen se souhlasem vedoucího.

b) Archiválie uznané za archivní kulturní památku lze v originálu předložit pouze v odůvodněných případech a jen se souhlasem vedoucího.

c) Archiv může vyhovět odůvodněné žádosti badatele o zaslání originálů archiválií z archivu k nahlížení v badatelně jiného archivu jen tehdy, dovoluje-li to jejich fyzický stav, s přihlédnutím k okolnostem jejich využívání, bezpečnosti převozu a zajištění ochrany archiválií v místě dočasného uložení. Souhlas se zasláním archiválií do jiného archivu vydává vedoucí. Náklady spojené s přepravou hradí žadatel (doprava, pojištění ap.). K přepravě je zakázáno používat poštovní služby, převážejí se vždy odpovědnou osobou – archivním kurýrem, určeným vedoucím archivu.

d) Zapůjčování originálů archiválií z archivu k nahlédnutí do jiného archivu povoluje vedoucí výjimečně a za podmínek podle čl. 6, písm. c) pouze vlastníkovi nebo původci archiválií a státnímu orgánu, orgánu územní samosprávy a osobám, které jsou podle zvláštního právního předpisu oprávněny nahlížet do dokumentů, pokud to účel nahlédnutí z důvodu výkonu úřední funkce vyžaduje. Při zapůjčování archiválií mimo archiv vystaví revers. Zapůjčené archiválie se zapíší v archivu do zvláštní složky výpůjček a zápůjček.

e) K zapůjčení archiválií pro výstavní účely je třeba souhlasu vedoucího. Podmínky jsou stanoveny reversem nebo zvláštní smlouvou.

Čl. 7 — Exkurze do archivu

a) Organizace a instituce mohou požádat o návštěvu archivu s odborným výkladem. Souhlas ke vstupu do jiných prostor než archivní badatelny nebo do místnosti k tomu určené, kde jsou účastníkům exkurze předkládány archiválie k nahlédnutí, uděluje vedoucí. Exkurze se uskutečňuje pouze v doprovodu pověřeného pracovníka archivu. Návštěvníci se zapisují do návštěvní knihy badatelny.

Čl. 8 — Využívání knihovny

a) V souvislosti se studijním tématem a v jeho rozsahu může badatel též využívat knih, časopisů a novin z knihovny Masarykova ústavu. Využívání knihovny je možné pouze za podmínek stanovených výpůjčním řádem knihovny.

Čl. 9 — Úhrada za služby badatelům

a) Úhrada za služby poskytované archivem je stanovena zvláštním právním předpisem – vyhláškou MV ČR č. 192/2009 Sb. ze dne 8. 6. 2009.

b) Ceník je badatelům přístupný k nahlédnutí v badatelně.

Čl. 10 — Závěrečná ustanovení

a) Využíváním archiválií nesmí být ohroženy společenské zájmy nebo právem chráněné zájmy osob.

b) Poruší-li badatel některou ze základních povinností uložených badatelským řádem, může mu být další nahlížení do archiválií odepřeno, popřípadě udělený souhlas odvolán.

c) Celková činnost badatelny a rozsah všech poskytovaných služeb je závislý na provozně technických možnostech archivu. Na jejich základě a v zájmu zabezpečení archiválií může vedoucí omezit provoz v badatelně archivu nebo stanovit další nezbytná a odpovídající opatření.

d) Tento badatelský řád nabývá účinnosti dnem 1. července 2009.